Tägliche Arbeit
Vom Kundenauftrag zur Rechnung
Erstellen Sie branchenspezifische Vorgänge, ergänzen Sie bepreiste Leistungen und halten Sie die Kundenabrechnung konsistent.
Für Teammitglieder mit Zugriff auf Arbeitsvorgänge oder Finanzen
Die Gatherdesk-Anwendung ist derzeit auf Englisch verfügbar. Namen von Menüs, Tabs und Schaltflächen stehen in dieser Anleitung daher auf Englisch, genau wie in der Anwendung.
Auf dieser Seite
Den passenden Vorgang erstellen
Kunden auswählen
Öffnen Sie Ihren Arbeitsbereich — Bookings, Jobs, Projects, Itineraries oder die entsprechende Branchenbezeichnung — und erstellen Sie einen Vorgang für den richtigen Kunden.
Daten und Währung festlegen
Verwenden Sie die Datums- oder Terminzeitfelder Ihres Unternehmensprofils. Wählen Sie die beabsichtigte Währung, bevor Sie bepreiste Positionen oder Abrechnungsdokumente ergänzen.
Leistungsdetails ergänzen
Erstellen Sie die passenden Termine, Phasen, Besuche oder Tage und ergänzen Sie Leistungen mit Beschreibung, Menge und Einzelpreis. Die Anwendung berechnet die Zeilensummen.
Personal zuweisen, wenn verfügbar
Wenn Personalplanung aktiviert ist, wählen Sie registrierte Mitarbeiter und den richtigen Zeit- oder Datumsbereich. Überschneidungen für dieselbe registrierte Ressource werden geprüft; Namen als Freitext ermöglichen diese Ressourcenprüfung nicht.
Eine Proforma vorbereiten
Mit aktiviertem Invoicing und den nötigen Rechten öffnen Sie Finance → Invoices und erstellen eine Proforma. Wählen Sie einen Arbeitsvorgang, wenn sich das Dokument auf bestehende Arbeit bezieht, oder erstellen Sie bei Bedarf eine unabhängige Proforma.
Die Verknüpfung übernimmt Kunde und Währung des Vorgangs in das Dokument. Prüfen Sie Gesamtbetrag, Fälligkeit und Hinweise vor dem Speichern. Eine Proforma ist ein vorläufiges Dokument; verwenden Sie die verfügbare Ausgabe- oder Abschlussaktion, wenn daraus eine Rechnung werden soll.
Vor der Ausstellung prüfen
- Prüfen Sie Kunde, Währung, Leistungsbeschreibung, Menge, Preis und Zahlungsbedingungen.
- Ausgestellte Dokumente verwenden einen Datenstand, damit spätere Änderungen am Vorgang keine vorhandene Rechnung unbemerkt umschreiben.
- Sobald bepreiste Positionen oder Abrechnungsdokumente vorliegen, wird ein Währungswechsel gesperrt, um Beträge nicht nur anders zu beschriften.
- Erfassen Sie Kundenzahlungen erst bei tatsächlichem Eingang. Überzahlungen werden abgelehnt, da kein Kunden-Guthabenkonto geführt wird.
- Halten Sie unterschiedliche Währungen getrennt. Gatherdesk rechnet Salden nicht unbemerkt in eine gemeinsame Gesamtsumme um.
Kundenfinanzen und Ihr Gatherdesk-Abonnement
Finance enthält Beträge, die Ihr Unternehmen Kunden berechnet oder von ihnen erhält, sowie gegebenenfalls Lieferantenabläufe. Settings → Management → Billing & plan enthält das Gatherdesk-Abonnement Ihres Unternehmens. Eine Zahlung in einem Bereich begleicht den anderen nicht.
Die vorhandenen Finanzwerkzeuge gewährleisten für sich allein keine Erfüllung länderspezifischer Steuer- oder Buchhaltungsvorschriften. Klären Sie vorgeschriebene Rechnungsinhalte und den Buchhaltungsprozess Ihres Unternehmens vor der Ausstellung.