Ein klarer Weg
durch den Arbeitstag.

Beginnen Sie im Arbeitsbereich Ihres Unternehmens

Verwenden Sie die Anmeldeadresse, die Ihnen Ihre Unternehmensadministration mitteilt. Unternehmensname und Logo kennzeichnen den Arbeitsbereich. Nach der Anmeldung richten sich Navigation und verfügbare Aktionen nach Ihrer Rolle und den für das Unternehmen aktivierten Diensten.

Wenn Sie Gatherdesk kennenlernen möchten, erfassen Book a demo und Request a trial Ihre Unternehmens- und Kontaktdaten zur weiteren Kontaktaufnahme. Eine Anfrage erstellt keinen Arbeitsbereich, startet keine Abrechnung und reserviert keinen Termin.

Verschaffen Sie sich einen Überblick

Öffnen Sie Today oder Dashboard für Ihre Tagesübersicht. Über die Suche in der oberen Leiste finden Sie Datensätze, auf die Sie zugreifen dürfen. Die Seitenleiste konzentriert sich auf das Tagesgeschäft; die Verwaltung des Arbeitsbereichs finden Sie unter Settings.

Ihre Branche bestimmt die angezeigten Begriffe. Ein Salon arbeitet mit Buchungen und Kunden, ein Handwerksbetrieb mit Aufträgen und Kunden. Ist ein Dienst nicht verfügbar oder fehlt eine Berechtigung, erscheinen bestimmte Kacheln, Menüpunkte oder Aktionen möglicherweise nicht.

Richten Sie einen vollständigen Ablauf ein

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   Unternehmensidentität prüfen

   Administratoren können unter Settings → Company den Namen, das Logo und die Akzentfarbe prüfen. Der bei der Erstellung gewählte Unternehmenstyp ist dauerhaft festgelegt.

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   Team prüfen

   Öffnen Sie Settings → Management → Team members und Roles & permissions. Geben Sie jeder Person ein eigenes Konto mit den für ihre Arbeit notwendigen Zugriffsrechten.

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   Einen Eingangskanal wählen

   Richten Sie ein Postfach oder den Website-Chat ein, sofern diese Dienste aktiviert sind. Weisen Sie die Quelle den Personen zu, die ihre Anfragen bearbeiten sollen.

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   Eine erste Anfrage bearbeiten

   Öffnen Sie den Anfragepool, übernehmen Sie eine verfügbare Anfrage und senden Sie eine Antwort. Prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie die Anfrage als erledigt markieren.

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   Den nächsten Arbeitsvorgang anlegen

   Wenn Work aktiviert ist, erstellen Sie eine Buchung, einen Auftrag, ein Projekt oder einen anderen branchenspezifischen Vorgang. Ergänzen Sie Kunde, Zeitplanung und Leistungspositionen, bevor Sie bei verfügbarer Rechnungsstellung eine Proforma erstellen.

Wenn eine Option fehlt

• Fragen Sie Ihre Administration, ob Ihre Rolle die betreffende Aktion erlaubt.
• Prüfen Sie unter Billing & plan die aktivierten Dienste. Auch eine konfigurierte Integration benötigt einen aktivierten zugehörigen Dienst.
• Zeigt eine Seite einen Ladefehler, verwenden Sie Retry. Ein Fehler bedeutet nicht, dass Datensätze gelöscht wurden.
• Verwenden Sie beim Wechsel zwischen Unternehmen die richtige Adresse und das zugehörige Konto. Gehen Sie nicht davon aus, dass Zugriffsrechte übertragen werden.

Ein Arbeitsbereich mit den Begriffen Ihres Unternehmens

Gatherdesk verwendet ein Branchenprofil für Begriffe, Arbeitsstrukturen, Rollenbezeichnungen und passende Dienste. Der Unternehmenstyp wird bei der Erstellung gewählt und kann weder in der Unternehmens- noch in der Plattformverwaltung geändert werden.

Drei Faktoren bestimmen die Nutzungsmöglichkeiten

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   Relevanz für die Branche

   Das Branchenprofil begrenzt die angebotenen Dienste. Reiseinventar und Reisedokumente gehören zu Arbeitsbereichen für Reiseunternehmen.

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   Aktivierung des Dienstes

   Der aktuelle Tarif begrenzt die aktivierbaren Dienste. Der einmalige 7-tägige Test umfasst ein verbundenes E-Mail-Konto und ein Website-Widget; WhatsApp erfordert einen kostenpflichtigen Tarif. Starter konzentriert sich auf Kundengespräche, während umfassendere Tarife passende betriebliche Dienste bereitstellen können. Website Chat benötigt außerdem Enquiries.

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   Ihre Berechtigungen

   Ihre Rolle und Quellenzuweisungen bestimmen, was Sie innerhalb dieser Dienste sehen und tun können. Die Einrichtung durch Administratoren ist von den täglichen Teamaktionen getrennt.

Die Planung folgt der Art des Vorgangs

Vorgänge in Salon, Klinik, Zahnarztpraxis, Fitness, Veranstaltungsbranche und Handwerk unterstützen Datums- und Uhrzeiteingaben. Reisen verwenden Abreise- und Rückreisedaten sowie aufeinanderfolgende Reisetage. Geschäfte, Bestellungen und allgemeine Projekte verwenden Kalenderdaten; für Personalzuweisungen sind genaue Uhrzeiten verfügbar.

Verwenden Sie die Bezeichnungen und Felder Ihres Arbeitsbereichs. Fehlt eine spezielle Funktion, wird sie nicht durch Umbenennen eines Vorgangs hinzugefügt.

Was die aktuellen Abläufe abdecken

Die Branchenprofile unterstützen den gemeinsamen CRM-Ablauf: Anfragen, Kundendaten, Arbeitsvorgänge, Leistungen, Zuweisungen und gegebenenfalls Abrechnung. Sie bilden einen Ausgangspunkt für den Betrieb mit klaren Dienstgrenzen.

• Klinik- und Zahnarztprofile bieten kein vollständiges Patientenakten- oder Diagnosesystem.
• Eine Onlineshop-Bestellung ist keine vollständige Lager-, Versand- oder Fulfillment-Integration.
• Immobilienportale, wiederkehrende Kurse, Raumkapazitäten und länderspezifische Steuervorschriften erfordern eigene Funktionen über diese gemeinsamen Datensätze hinaus.

Ein gemeinsamer Eingang für Anfragen

Der Anfragepool gruppiert Anfragen nach Zuständigkeit und Bearbeitungsstatus. Sein Name folgt den Begriffen Ihres Arbeitsbereichs. Mit Kanalfiltern und Suche konzentrieren Sie sich auf Anfragen, die Sie bearbeiten dürfen. Website-Gespräche folgen demselben Zuständigkeitsablauf wie andere Anfragen.

Die Zuständigkeitsstatus verstehen

Ohne doppelte Arbeit antworten

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   Eine offene Anfrage übernehmen

   Die Übernahme reserviert die Anfrage für Sie. Ist jemand schneller, aktualisieren Sie und wählen Sie eine andere. Wiederholtes Klicken auf Claim verlängert das ursprüngliche Fünf-Minuten-Fenster nicht.

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   Das Gespräch lesen

   Prüfen Sie die ursprüngliche Nachricht und bisherige Antworten vor dem Schreiben. Ein sichtbarer Countdown zeigt eine vorübergehende Reservierung an.

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   Senden und Ergebnis prüfen

   Eine erfolgreich gesendete Antwort setzt die Anfrage auf Bearbeitung. Ändert sich die Zuständigkeit oder läuft die Reservierung ab, wird das Senden abgelehnt und Ihr Entwurf bleibt erhalten. Prüfen Sie bei unklarer E-Mail-Zustellung das Postfach vor einem erneuten Versand.

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   Abschließen oder übergeben

   Markieren Sie die Anfrage nach Abschluss als erledigt. Geben Sie sie frei, damit sie wieder verfügbar ist, oder bitten Sie eine berechtigte Führungskraft um Zuweisung an eine geeignete Person.

Zuweisungen und Aktionen von Führungskräften

Führungskräfte mit den nötigen Rechten können sichtbare Anfragen zuweisen oder übernehmen. Die Auswahlliste enthält für diese Anfrage berechtigte Personen. Routing, Postfachbeschränkungen und aktuelle Berechtigungen gelten weiterhin; ein andernorts sichtbarer Name bedeutet keine Eignung für diese Anfrage.

Beim Website-Chat gehört das Teamgespräch derselben Person wie die Anfrage. Automatische Antworten pausieren, solange ein Mensch zuständig ist. Verlässt ein Besucher den Chat, bleibt die Anfrage der zuständigen Person zugeordnet.

Warum ein Kanal ausgegraut sein kann

• Web benötigt aktivierte Dienste Website Chat und Enquiries, ein aktives Widget und mindestens eine erlaubte Website. Der einmalige 7-tägige Test erlaubt ein Widget und ein verbundenes E-Mail-Konto; WhatsApp benötigt einen kostenpflichtigen Tarif.
• Email benötigt den entsprechenden Dienst und ein konfiguriertes Postfach, auf das Ihr Konto zugreifen darf.
• WhatsApp benötigt einen kostenpflichtigen Tarif, einen aktiven WhatsApp-Dienst und eine verbundene Geschäftsnummer. SMS ist weiterhin nicht verfügbar. Der Filter Phone ist ausgeblendet.
• Quellenrouting bestimmt, wer eine Quelle bearbeiten darf. Es aktiviert keine Integration.

Bevor Sie beginnen

In Ihrem Arbeitsbereich müssen Website chat und Enquiries aktiviert sein und Ihr Konto muss Einstellungen bearbeiten dürfen. Sie benötigen außerdem Zugriff zum Einfügen eines Skripts auf Ihrer Website. Jedes Unternehmen hat eine eigene Installations-ID, erlaubte Websites und Gespräche.

Widget konfigurieren und installieren

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   Settings → Website Chat öffnen

   Wählen Sie Titel, Untertitel, Begrüßung, Akzentfarbe und Position des Widgets. Entscheiden Sie, ob Besucher vor dem Chat nach Namen und E-Mail gefragt werden.

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   Erlaubte Websites hinzufügen

   Geben Sie die genauen Ursprünge ein, die das Widget verwenden dürfen, etwa https://example.com und https://www.example.com. Fügen Sie beide hinzu, wenn Sie beide nutzen. Ein Ursprung enthält Protokoll, Hostnamen und einen gegebenenfalls abweichenden Port; keine Seitenpfade oder Platzhalter.

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   Aktivieren und speichern

   Aktivieren Sie das Widget und speichern Sie die Einstellungen. Das Installationsskript wird verfügbar, sobald die benötigten Dienste, die Website-Freigabeliste und die Aktivierung bereit sind.

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   Installationsskript kopieren

   Verwenden Sie Copy snippet und fügen Sie das erzeugte Skript vor dem schließenden </body>-Tag Ihrer Website ein. Übernehmen Sie die generierte Installations-ID unverändert.

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   Testanfrage senden

   Öffnen Sie eine erlaubte Website, starten Sie ein Gespräch und senden Sie eine Testnachricht. Öffnen Sie in Gatherdesk den Web-Kanal im Anfragepool, übernehmen Sie die Anfrage und antworten Sie. Prüfen Sie, dass die Antwort beim Besucher ankommt.

Erlaubte Websites müssen genau übereinstimmen

KI-Antworten bei Bedarf ergänzen

KI-Antworten sind für geeignete kostenpflichtige Arbeitsbereiche optional. Wählen Sie unter AI & Credits entweder Gatherdesk AI credits mit einem verfügbaren verwalteten Anbieter oder My own API keys mit Ihrem konfigurierten Anbieterkonto. Ergänzen Sie genaue Unternehmenshinweise und aktivieren Sie automatische Antworten in den betreffenden Website-Chat-Einstellungen. Der gewählte Anbieter muss verfügbar und einsatzbereit sein.

Menschliche Antworten und die Annahme von Anfragen funktionieren ohne automatische KI-Antworten. Prüfen Sie die Unternehmensinformationen, halten Sie Geheimnisse daraus fern und lassen Sie Preise, Verfügbarkeit und wichtige Empfehlungen durch Mitarbeiter bestätigen. Eine menschliche Übernahme pausiert automatische Antworten.

Wenn das Widget nicht erscheint

• Prüfen Sie Dienstaktivierung, Widget-Einstellung und erlaubte Websites.
• Vergleichen Sie den exakten Browserursprung einschließlich http/https, www und Port mit dem erlaubten Eintrag.
• Verwenden Sie für lokale Tests einen richtigen Webserver. Eine direkt geöffnete HTML-Datei ist kein erlaubter Website-Ursprung.
• Eine öffentliche HTTPS-Website benötigt eine öffentlich erreichbare HTTPS-Widget-Adresse. Ein localhost-Loader funktioniert nur in einer lokalen Entwicklungsumgebung.
• Verwendet Ihre Website eine Content Security Policy, muss die Administration den konfigurierten Widget-Host erlauben. Deaktivieren Sie die Sicherheitsrichtlinie nicht global.
• Das Pausieren des Widgets oder Entfernen einer Website blockiert weitere Besuchernachrichten. Bestehende Gespräche bleiben im Arbeitsbereich erhalten.

Die Verwaltungswerkzeuge finden

Öffnen Sie Settings → Management. Unter Team & access finden Sie Team members und Roles & permissions. Communication & routing enthält Source routing und Connected mailboxes. Angezeigt werden nur Werkzeuge, die Ihrem Konto zur Verfügung stehen.

Eine Rolle für jede Verantwortung

Rollenbezeichnungen können Ihrer Branche entsprechen; die Berechtigungen bestimmen jedoch die erlaubten Aktionen. Eine Unternehmensadministration verwaltet ihren Arbeitsbereich, ein Plattformbetreiber Unternehmen und Abonnements auf Plattformebene. Diese Zugriffsarten sind getrennt.

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   Persönliche Konten erstellen

   Eine berechtigte Administration kann Benutzer mit passender Rolle und Kontodaten anlegen. Beachten Sie die Verifizierungs- und Anmeldeanweisungen und vermeiden Sie gemeinsam genutzte Mitarbeiterzugänge.

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   Tatsächliche Berechtigungen prüfen

   Prüfen Sie in Roles & permissions den Zugriff auf Kundendaten, Arbeit, Finanzen, Einstellungen und Verwaltungsaktionen. Eine Stellenbezeichnung allein verleiht keine Berechtigung.

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   Quellen zuweisen

   Verbinden Sie in Source routing berechtigte Teammitglieder mit den Quellen, die sie bearbeiten sollen. Postfachbeschränkungen können zusätzlich begrenzen, welche E-Mail-Anfragen sichtbar sind.

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   Die Mitarbeiteransicht prüfen

   Bitten Sie die Person, sich mit ihrem eigenen Konto anzumelden. Prüfen Sie, ob sie die vorgesehene Warteschlange sieht und ihre täglichen Aktionen ohne sachfremde Verwaltungswerkzeuge ausführen kann.

Sensible Einstellungen den richtigen Personen überlassen

• Integrationsgeheimnisse benötigen zusätzliche Einstellungsrechte. Normale Mitarbeiter brauchen keinen Zugriff auf Anbieterschlüssel, um zugewiesene Gespräche zu bearbeiten.
• Nur berechtigte Führungskräfte können Anfragen anderer Personen neu zuweisen.
• Tarif, aktivierte Dienste, Rollenrechte und Quellenzuweisungen bestimmen gemeinsam die verfügbaren Aktionen.
• Deaktivieren Sie Konten ausscheidender Personen und prüfen Sie verbleibende Quellenzuweisungen und Rollenzugehörigkeiten.

Ein Zugriffsproblem lösen

Prüfen Sie, ob die Person im richtigen Unternehmensbereich ist und ihr Konto aktiv ist. Kontrollieren Sie dann aktivierten Dienst, Rollenrechte und Quellenzuweisung für die konkrete Aufgabe. Aktualisieren Sie nach Änderungen, damit die Oberfläche die aktuelle Konfiguration lädt.

Wird eine sichtbare Aktion vom Server abgelehnt, umgehen Sie dies nicht durch Teilen fremder Zugangsdaten. Bitten Sie die Administration, die Zugriffskonfiguration zu prüfen.

Den passenden Vorgang erstellen

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   Kunden auswählen

   Öffnen Sie Ihren Arbeitsbereich — Bookings, Jobs, Projects, Itineraries oder die entsprechende Branchenbezeichnung — und erstellen Sie einen Vorgang für den richtigen Kunden.

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   Daten und Währung festlegen

   Verwenden Sie die Datums- oder Terminzeitfelder Ihres Unternehmensprofils. Wählen Sie die beabsichtigte Währung, bevor Sie bepreiste Positionen oder Abrechnungsdokumente ergänzen.

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   Leistungsdetails ergänzen

   Erstellen Sie die passenden Termine, Phasen, Besuche oder Tage und ergänzen Sie Leistungen mit Beschreibung, Menge und Einzelpreis. Die Anwendung berechnet die Zeilensummen.

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   Personal zuweisen, wenn verfügbar

   Wenn Personalplanung aktiviert ist, wählen Sie registrierte Mitarbeiter und den richtigen Zeit- oder Datumsbereich. Überschneidungen für dieselbe registrierte Ressource werden geprüft; Namen als Freitext ermöglichen diese Ressourcenprüfung nicht.

Eine Proforma vorbereiten

Mit aktiviertem Invoicing und den nötigen Rechten öffnen Sie Finance → Invoices und erstellen eine Proforma. Wählen Sie einen Arbeitsvorgang, wenn sich das Dokument auf bestehende Arbeit bezieht, oder erstellen Sie bei Bedarf eine unabhängige Proforma.

Die Verknüpfung übernimmt Kunde und Währung des Vorgangs in das Dokument. Prüfen Sie Gesamtbetrag, Fälligkeit und Hinweise vor dem Speichern. Eine Proforma ist ein vorläufiges Dokument; verwenden Sie die verfügbare Ausgabe- oder Abschlussaktion, wenn daraus eine Rechnung werden soll.

Vor der Ausstellung prüfen

• Prüfen Sie Kunde, Währung, Leistungsbeschreibung, Menge, Preis und Zahlungsbedingungen.
• Ausgestellte Dokumente verwenden einen Datenstand, damit spätere Änderungen am Vorgang keine vorhandene Rechnung unbemerkt umschreiben.
• Sobald bepreiste Positionen oder Abrechnungsdokumente vorliegen, wird ein Währungswechsel gesperrt, um Beträge nicht nur anders zu beschriften.
• Erfassen Sie Kundenzahlungen erst bei tatsächlichem Eingang. Überzahlungen werden abgelehnt, da kein Kunden-Guthabenkonto geführt wird.
• Halten Sie unterschiedliche Währungen getrennt. Gatherdesk rechnet Salden nicht unbemerkt in eine gemeinsame Gesamtsumme um.

Kundenfinanzen und Ihr Gatherdesk-Abonnement

Finance enthält Beträge, die Ihr Unternehmen Kunden berechnet oder von ihnen erhält, sowie gegebenenfalls Lieferantenabläufe. Settings → Management → Billing & plan enthält das Gatherdesk-Abonnement Ihres Unternehmens. Eine Zahlung in einem Bereich begleicht den anderen nicht.

Die vorhandenen Finanzwerkzeuge gewährleisten für sich allein keine Erfüllung länderspezifischer Steuer- oder Buchhaltungsvorschriften. Klären Sie vorgeschriebene Rechnungsinhalte und den Buchhaltungsprozess Ihres Unternehmens vor der Ausstellung.

Den aktuellen Tarif lesen

Öffnen Sie Settings → Management → Billing & plan. Die Seite zeigt Tarif, Status, wichtige Daten, aktivierte Dienste und Abrechnungsverlauf. Dies ist das Gatherdesk-Abonnement Ihres Arbeitsbereichs und von Kundenrechnungen getrennt.

Neue Arbeitsbereiche erhalten einmalig einen 7-tägigen Test, sobald sie einsatzbereit sind, mit einem verbundenen E-Mail-Konto und einem Website-Widget. WhatsApp erfordert einen kostenpflichtigen Tarif. Eine öffentliche Demo- oder Testanfrage ermöglicht unserem Team die Kontaktaufnahme und Einrichtungshilfe; das Formular erstellt keinen Arbeitsbereich, startet keine Testlaufzeit und verursacht keine Zahlung.

Dienste für Ihr Team wählen

Booking Pool verbindet Kundengespräche mit klaren Teamzuständigkeiten. Starter umfasst verbundene E-Mail, Website-Chat, WhatsApp und drei Mitarbeiterplätze einschließlich Administration. Professional ergänzt Rechnungen, Kundenzahlungen, Berichte, Arbeitsvorgänge, Planung, Lieferanten, Angebote und Kundenportal. Verfügbare Dienste hängen außerdem von den Einstellungen und Ihrer Rolle ab.

WhatsApp wird nutzbar, nachdem Ihr Arbeitsbereich seine eigene Geschäftsnummer verbindet und aktiviert. Website-Chat verwendet Ihre konfigurierte Website-Installation. Prüfen Sie Tarif, Teamkapazität und aktivierte Dienste vor der Auswahl. Aktive Mitarbeiter und ausstehende Einladungen zählen zur Kapazität; Kundendatensätze benötigen keine Mitarbeiterplätze.

Einen kostenpflichtigen Tarif wählen

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   Tarif und Abrechnungsintervall prüfen

   Eine berechtigte Administration öffnet Billing & plan und wählt den für das Team passenden Tarif und Zeitraum. Derselbe Arbeitsbereich mit seinen Datensätzen bleibt bestehen.

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   Sicheren Zahlungsvorgang bestätigen

   Wenn Onlinezahlung verfügbar ist, zeigt Paddle vor der Bestätigung den wiederkehrenden Gesamtbetrag und anfallende Steuern. Zahlungs- und Abonnementstatus werden nach Serverprüfung aktualisiert.

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   Ein bestehendes Abonnement verwalten

   Prüfen Sie unter Billing & plan Zahlungsdaten, Tarifänderungen und Abonnementoptionen. Eine Änderung zeigt vor der Bestätigung mögliche sofortige Belastungen oder Gutschriften und den neuen wiederkehrenden Gesamtbetrag.

Eine angebotene Banküberweisung melden

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   Konfigurierte Hinweise prüfen

   Wenn Banküberweisung angeboten wird, verwenden Sie Zahlungsmethode, Betrag und Referenz aus Billing & plan.

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   Die ausgeführte Überweisung melden

   Reichen Sie nach der Überweisung über Ihre Bank die Angaben auf der Abrechnungsseite ein. Die Meldung bleibt ausstehend, während der Plattformbetreiber sie prüft.

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   Das bestätigte Ergebnis prüfen

   Bestätigte Zahlungen erscheinen im Verlauf und aktualisieren das Abonnement. Eine gespeicherte Zahlungsmitteilung allein aktiviert keine Dienste.

Arbeitsbereich und Verlauf behalten

Nach Testende bleiben gespeicherte Datensätze erhalten und Kundennachrichten gehen weiter ein. Wählen Sie einen kostenpflichtigen Tarif, um weiterhin zu antworten und im Team zu arbeiten. Der einmalige Test gehört zum Arbeitsbereich; ein Tarifwechsel oder eine spätere Rückkehr startet keinen neuen Test.

Lesen Sie den aktuellen Abrechnungsstatus und Verlängerungs- oder Zahlungshinweise für die gültigen Daten und Aktionen. Ein abgelaufenes Abonnement behält seine Datensätze. Die Wiederherstellung des bezahlten Zugriffs bewahrt Einstellungen und aktiviert keinen vom Eigentümer bewusst deaktivierten Dienst.

Den richtigen Einstellungsbereich finden

Jeder Bereich besitzt eine eigene Speicheraktion. Ein Tabwechsel behält vorgemerkte Änderungen auf der aktuellen Seite, speichert sie aber nicht. Speichern Sie den Bereich vor dem Verlassen oder Neuladen.

Den Arbeitsbereich individuell gestalten

Aktualisieren Sie unter Company den Namen, das Logo und die Akzentfarbe, die Team und Kunden sehen. Beachten Sie die Uploadanforderungen neben dem Logofeld. Unternehmenstyp und Identität des Arbeitsbereichs werden getrennt vom visuellen Auftritt verwaltet.

Derselbe Unternehmensauftritt wird auf den entsprechenden Anmeldeseiten und Dokumenten verwendet. Ein neues Logo oder ein anderer Anzeigename ändert keine Zugriffsberechtigungen.

Postfächer verbinden und Arbeit verteilen

Verwalten Sie die Konten Ihres Unternehmens unter Settings → Management → Connected mailboxes. Konfigurieren Sie das Postfach mit den Zugangsdaten und Verbindungsangaben Ihrer E-Mail-Administration. Weisen Sie in Source routing berechtigte Teammitglieder zu.

Prüfen Sie unter Email & Privacy die unterstützten Sichtbarkeitsoptionen. Postfachverbindung, Quellenzuweisung und Aktivierung des E-Mail-Dienstes sind getrennte Schritte. Testen Sie Versand und Empfang mit einem Gespräch, bevor Sie den Kanal für Kundenanfragen einsetzen.

WhatsApp Business verbinden

Öffnen Sie Settings → WhatsApp. Verwenden Sie mit Your own Meta app eine verifizierte, im Geschäftsportfolio registrierte Cloud-API-Nummer, Meta-App-ID und -Secret, WhatsApp-Business-Konto-ID, Telefonnummer-ID und einen produktiven Systembenutzertoken. Gatherdesk prüft die Zugangsdaten vor dem Speichern. Kopieren Sie erzeugte Callback-URL und Verifizierungstoken in die Meta-Webhook-Einstellungen, verifizieren Sie den Callback, abonnieren Sie messages, aktualisieren Sie und aktivieren Sie WhatsApp.

Die geführte Meta-Anmeldung ist eine separate Option, sofern Gatherdesk sie aktiviert. Sie öffnet ein Gatherdesk-Verbindungsfenster und anschließend die Meta-Anmeldung. Beide Optionen halten Nummer, Gespräche und Teamzuweisungen Ihres Arbeitsbereichs getrennt. Eine Änderung der Verbindungsart eines bereits gebundenen Kontos erfordert eine unterstützte Migration; das Trennen löscht den Verlauf nicht.

Vergeben Sie WhatsApp-Zugriff über Source routing. Übernehmen Sie die Anfrage in Pool oder WhatsApp Inbox vor dem Antworten. Freie Antworten nutzen das 24-stündige Servicefenster des Kunden; wählen Sie außerhalb dieses Fensters eine unterstützte genehmigte Vorlage und bestätigen Sie die Zustimmung des Kunden. Metas Nachrichtengebühren und Zahlungsmethode sind vom Gatherdesk-Tarif getrennt. Eine gleichzeitige Nutzung mit der WhatsApp-Business-App wird in dieser Version nicht unterstützt.

Einen KI-Anbieter konfigurieren

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   Den Anbieter auswählen

   Öffnen Sie AI & Credits über Billing & plan oder Management. Wählen Sie Gatherdesk AI credits oder My own API keys und anschließend einen in diesem Modus verfügbaren Anbieter. Ihr Konto benötigt die Rechte zur Verwaltung dieser Einstellungen und gegebenenfalls Geheimnisse.

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   Den gewählten Modus einrichten

   Kaufen Sie bei Gatherdesk AI credits vorausbezahltes Guthaben und warten Sie auf die Zahlungsbestätigung; ein eigener API-Schlüssel ist nicht nötig. Erstellen Sie bei My own API keys einen Schlüssel in Ihrem Anbieterkonto und speichern Sie ihn im passenden Bereich; der Anbieter rechnet direkt mit Ihnen ab. Ein Moduswechsel behält Guthaben und gespeicherte Schlüssel, verwendet aber nur den gewählten Modus.

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   Dienstzugriff prüfen

   Eine gespeicherte Auswahl oder ein Schlüssel aktiviert nicht automatisch Antworten. Arbeitsbereich und Kanal müssen KI erlauben. Der verwaltete Modus benötigt einen verfügbaren Anbieter und ausreichendes Guthaben, der eigene Schlüssel ein gültiges Anbieterkonto und verfügbares Kontingent.

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   Den jeweiligen Ablauf aktivieren

   Unterstützte Entwürfe und automatische Antworten verwenden den gewählten Anbieter und Abrechnungsmodus. Aktivieren Sie automatische Antworten für die konkrete Website-Chat- oder WhatsApp-Ressource und geben Sie genaue Unternehmenshinweise an. Eine Mitarbeiterantwort oder Übernahme pausiert automatische Antworten, bis KI fortgesetzt wird.

Menschliche Prüfung beibehalten

KI kann beim Formulieren helfen, aber falsche Informationen liefern. Prüfen Sie wichtige Empfehlungen, Preise und Verfügbarkeit vor der Weitergabe. Unternehmenskontext und relevante Gesprächsinhalte werden bei der Funktion an den ausgewählten Anbieter gesendet; verwenden Sie nur für diesen Zweck geeignete Informationen.

Ein nicht verfügbarer verwalteter Anbieter oder fehlender eigener Schlüssel führt nicht unbemerkt zum Wechsel von Anbieter oder Abrechnungsmodus. Verhindern Zugriff, Guthaben, Kontingent oder Nutzungsgrenzen eine Antwort, bleibt menschliche Bearbeitung möglich. Das Entfernen eines Schlüssels deaktiviert die Einsatzbereitschaft des entsprechenden eigenen Anbieters.