Une façon plus claire
d’organiser la journée.

Commencez par l’espace de votre entreprise

Utilisez l’adresse de connexion à l’espace de travail fournie par l’administrateur de votre entreprise. Le nom et le logo de votre entreprise permettent de reconnaître cet espace. Après connexion, la navigation et les actions disponibles dépendent de votre rôle et des services activés pour cette entreprise.

Si vous découvrez Gatherdesk, les options Book a demo et Request a trial recueillent vos coordonnées et les informations sur votre entreprise afin de vous recontacter. L’envoi d’une demande ne crée pas d’espace de travail, ne déclenche aucune facturation et ne réserve pas de rendez-vous.

Prenez vos repères

Ouvrez Today ou Dashboard pour consulter votre aperçu quotidien. Utilisez la recherche dans la barre supérieure pour retrouver les données auxquelles vous avez accès. La barre latérale regroupe le travail courant ; l’administration de l’espace se trouve dans Settings.

Votre secteur détermine le vocabulaire affiché. Un salon gère des réservations et des clients ; une entreprise artisanale, des interventions et des clients. Si un service n’est pas disponible ou si une autorisation manque, une vignette, une entrée de menu ou une action peut ne pas apparaître.

Mettez en place un processus complet

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   Vérifiez l’identité de votre entreprise

   Un administrateur peut ouvrir Settings → Company pour vérifier le nom, le logo et la couleur principale. Le type d’entreprise choisi à la création est définitif.

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   Passez l’équipe en revue

   Ouvrez Settings → Management → Team members et Roles & permissions. Attribuez à chaque collègue un compte individuel doté des accès nécessaires à son travail.

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   Choisissez un canal entrant

   Configurez une boîte mail ou le chat du site si ces services sont activés. Acheminez cette source vers les collègues chargés de répondre à ses demandes.

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   Traitez une première demande

   Ouvrez la file des demandes, prenez en charge une demande disponible et envoyez une réponse. Vérifiez le résultat avant de marquer la demande comme traitée.

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   Créez le dossier de travail suivant

   Lorsque le service Work est activé, créez une réservation, une intervention, un projet ou un autre dossier adapté à votre secteur. Ajoutez le client, le planning et les prestations avant de préparer une proforma si la facturation est disponible.

Si une option est absente

• Demandez à votre administrateur si votre rôle autorise cette action.
• Consultez Billing & plan pour vérifier les services activés dans l’espace. Une intégration configurée nécessite toujours l’activation du service correspondant.
• Si une page affiche une erreur de chargement, utilisez Retry. Une erreur ne signifie pas que vos données ont été supprimées.
• Lorsque vous changez d’entreprise, utilisez l’adresse et le compte du bon espace sans supposer que les accès sont transférés.

Un espace adapté au vocabulaire de votre entreprise

Gatherdesk utilise un profil sectoriel pour le vocabulaire, la structure du travail, les noms des rôles et les services pertinents. Le type d’entreprise est sélectionné lors de la création de l’espace et ne peut être modifié ni dans l’administration de l’entreprise ni dans celle de la plateforme.

Trois facteurs déterminent les fonctions disponibles

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   La pertinence pour l’activité

   Le profil sectoriel limite les services proposés. Le catalogue et les documents de voyage sont réservés aux espaces de voyages.

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   L’activation du service

   Le forfait en cours limite les services activables. L’essai unique de 7 jours comprend une boîte e-mail connectée et un widget de site ; WhatsApp nécessite un forfait payant. Starter se concentre sur les conversations clients, tandis que les forfaits plus étendus peuvent proposer les services opérationnels adaptés. Website Chat nécessite aussi Enquiries.

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   Vos autorisations

   Votre rôle et l’attribution des sources déterminent les données et les actions accessibles dans ces services. La configuration réservée aux administrateurs est distincte des actions quotidiennes des équipes.

Le planning suit la nature du travail

Les activités de salon, clinique, cabinet dentaire, fitness, événementiel et artisanat acceptent des dates et des heures. Les voyages utilisent des dates de départ et de retour ainsi que des jours d’itinéraire consécutifs. Les transactions, commandes et projets généraux utilisent des dates calendaires ; des heures précises sont disponibles pour les affectations du personnel.

Utilisez les libellés et champs fournis par votre espace. Si une fonction spécialisée manque, renommer un dossier ne lui ajoute pas cette capacité.

Le périmètre des processus actuels

Les profils sectoriels prennent en charge le processus CRM commun : demandes, fiches clients, dossiers de travail, prestations, affectations et facturation lorsqu’elle est activée. Ils constituent un socle opérationnel avec des limites explicites entre services.

• Les profils clinique et dentaire ne constituent pas un système complet de dossiers médicaux ou de diagnostic.
• Une commande de boutique en ligne n’est pas une intégration complète de stock, d’expédition ou de traitement logistique.
• Les portails immobiliers, cours récurrents, capacités des salles et règles fiscales propres à chaque juridiction nécessitent des fonctions dédiées allant au-delà de ces données partagées.

Un espace commun pour les demandes entrantes

La file des demandes regroupe les demandes selon leur responsable et leur état de traitement. Son nom suit le vocabulaire de votre espace. Utilisez les filtres par canal et la recherche pour vous concentrer sur les demandes que vous êtes autorisé à traiter. Les conversations du site suivent le même processus d’attribution que les autres demandes.

Comprenez les états d’attribution

Répondez sans faire le travail en double

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   Prenez en charge une demande ouverte

   La prise en charge vous réserve la demande. Si une autre personne l’obtient en premier, actualisez et choisissez une autre demande. Cliquer plusieurs fois sur Claim ne prolonge pas la fenêtre initiale de cinq minutes.

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   Lisez la conversation

   Consultez le message d’origine et les réponses précédentes avant de rédiger. Un compte à rebours visible indique une réservation temporaire.

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   Envoyez et vérifiez le résultat

   Une réponse envoyée avec succès fait passer la demande à l’état de traitement. Si le responsable change ou si la réservation expire, l’envoi est refusé et votre brouillon est conservé. Si la livraison d’un e-mail est incertaine, vérifiez la boîte mail avant de renvoyer.

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   Terminez ou transmettez

   Marquez la demande comme traitée lorsque la conversation est terminée. Libérez-la pour la rendre à nouveau disponible ou demandez à un responsable autorisé de la réaffecter à un collègue éligible.

Affectations et actions des responsables

Les responsables disposant des accès nécessaires peuvent attribuer ou reprendre les demandes visibles. La liste des destinataires contient les collègues éligibles pour cette demande. L’acheminement, les restrictions de boîte mail et les autorisations actuelles continuent de s’appliquer ; voir un nom ailleurs ne rend pas ce compte éligible.

Pour le chat du site, l’agent responsable de la demande est aussi responsable de la conversation côté équipe. Les réponses automatiques sont suspendues tant qu’une personne prend la demande en charge. Le départ d’un visiteur du chat ne retire pas la demande à son responsable.

Pourquoi un canal peut être grisé

• Web nécessite les services Website Chat et Enquiries activés, un widget actif et au moins un site autorisé. L’essai unique de 7 jours autorise un widget de site et une boîte e-mail connectée ; WhatsApp nécessite un forfait payant.
• Email nécessite le service correspondant et une boîte configurée accessible à votre compte.
• WhatsApp nécessite un forfait payant, le service WhatsApp actif et un numéro professionnel connecté. SMS reste indisponible. Le filtre Phone est masqué.
• L’acheminement des sources détermine qui peut traiter une source. Il n’active pas une intégration.

Avant de commencer

Les services Website chat et Enquiries doivent être activés dans votre espace et votre compte doit autoriser la modification des paramètres. Vous devez aussi pouvoir ajouter un script à votre site. Chaque entreprise possède son propre identifiant d’installation, ses sites autorisés et ses conversations.

Configurez et installez le widget

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   Ouvrez Settings → Website Chat

   Choisissez le titre, le sous-titre, le message d’accueil, la couleur principale et la position du widget. Décidez si les visiteurs doivent indiquer leur nom et leur e-mail avant de discuter.

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   Ajoutez les sites autorisés

   Saisissez les origines exactes autorisées à utiliser le widget, par exemple https://example.com et https://www.example.com. Ajoutez les deux si vous utilisez les deux. Une origine comprend le protocole, le nom d’hôte et tout port non standard ; n’ajoutez ni chemin de page ni caractère générique.

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   Activez et enregistrez

   Activez le widget et enregistrez ses paramètres. Le code d’installation devient disponible lorsque les services requis, la liste des sites autorisés et l’activation sont prêts.

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   Copiez le code d’installation

   Utilisez Copy snippet et ajoutez le script généré avant la balise de fermeture </body> de votre site. Conservez l’identifiant d’installation généré exactement tel qu’il est fourni.

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   Envoyez une demande de test

   Ouvrez un site autorisé, démarrez une conversation et envoyez un message de test. Dans Gatherdesk, ouvrez le canal Web de la file, prenez la demande en charge et répondez. Vérifiez que le visiteur reçoit votre réponse.

Les sites autorisés sont définis exactement

Ajoutez les réponses IA lorsque vous êtes prêt

Les réponses IA sont facultatives pour les espaces payants éligibles. Dans AI & Credits, choisissez Gatherdesk AI credits et un fournisseur géré disponible, ou My own API keys et votre compte fournisseur configuré. Ajoutez des consignes exactes sur l’entreprise et activez les réponses automatiques dans les paramètres Website Chat concernés. Le fournisseur sélectionné doit être disponible et prêt à être utilisé.

Les réponses humaines et la collecte des demandes fonctionnent sans réponses IA automatiques. Vérifiez les informations fournies sur l’entreprise, n’y incluez aucun secret et veillez à faire confirmer les prix, les disponibilités et les conseils importants par l’équipe. La prise en charge par une personne suspend les réponses automatiques.

Si le widget n’apparaît pas

• Vérifiez l’activation des services, le réglage d’activation du widget et la liste des sites autorisés.
• Comparez l’origine exacte du navigateur, y compris http/https, www et le port, à l’entrée autorisée.
• Utilisez un véritable serveur web pour les tests locaux. Ouvrir directement un fichier HTML ne constitue pas une origine de site autorisée.
• Un site HTTPS en ligne nécessite une adresse de widget HTTPS accessible publiquement. Un chargeur localhost ne fonctionne que dans un environnement de développement local.
• Si votre site applique une politique de sécurité du contenu, son administrateur doit autoriser l’hôte du widget configuré. Ne désactivez pas globalement la politique de sécurité du site.
• La suspension du widget ou le retrait d’un site bloque les messages ultérieurs des visiteurs. Les conversations existantes restent dans l’espace de travail.

Retrouvez vos outils de gestion

Ouvrez Settings → Management. Le groupe Team & access contient les liens Team members et Roles & permissions. Communication & routing regroupe Source routing et Connected mailboxes. Seuls les outils disponibles pour votre compte sont affichés.

Un rôle pour chaque responsabilité

Les noms de rôles peuvent refléter votre secteur, mais les autorisations déterminent les actions permises. Un administrateur d’entreprise gère son propre espace ; un opérateur de plateforme gère les entreprises et abonnements au niveau de la plateforme. Il s’agit d’accès distincts.

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   Créez des comptes individuels

   Un administrateur autorisé peut créer un utilisateur avec le rôle et les informations de compte appropriés. Suivez les instructions de vérification et de connexion du compte ; évitez les identifiants d’équipe partagés.

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   Vérifiez les autorisations réelles

   Utilisez Roles & permissions pour vérifier les accès aux informations clients, au travail, aux finances, aux paramètres et aux actions administratives. Un intitulé de poste ne constitue pas à lui seul une autorisation.

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   Attribuez les sources

   Dans Source routing, reliez les membres éligibles aux sources qu’ils doivent traiter. Les restrictions de boîte mail peuvent limiter davantage les demandes e-mail qu’une personne voit.

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   Vérifiez l’expérience du collègue

   Demandez au collègue de se connecter avec son propre compte. Vérifiez qu’il voit la file prévue et peut effectuer ses actions quotidiennes, sans outils de gestion sans rapport avec son rôle.

Confiez les paramètres sensibles aux bonnes personnes

• Les secrets d’intégration nécessitent des autorisations de configuration supplémentaires. Les agents ordinaires n’ont pas besoin d’accéder aux clés des fournisseurs pour traiter les conversations attribuées.
• Seuls les responsables autorisés peuvent réaffecter une demande appartenant à quelqu’un d’autre.
• Le forfait, les services activés, les autorisations du rôle et les attributions de sources contribuent tous aux actions disponibles.
• Désactivez les comptes des collègues qui partent et vérifiez les attributions de sources ainsi que les rôles restants.

Résolvez un problème d’accès

Vérifiez que le collègue se trouve dans le bon espace d’entreprise et que son compte est actif. Examinez ensuite le service activé, les autorisations du rôle et l’attribution de source pour la tâche concernée. Actualisez après une modification afin que l’interface charge la configuration actuelle.

Si un bouton est visible mais que le serveur refuse l’action, ne contournez pas le problème en partageant les identifiants d’un autre utilisateur. Demandez à un administrateur de vérifier la configuration des accès.

Créez le bon dossier de travail

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   Sélectionnez le client

   Ouvrez votre espace de travail — Bookings, Jobs, Projects, Itineraries ou l’équivalent dans votre secteur — et créez un dossier pour le bon client.

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   Définissez les dates et la devise

   Utilisez les dates ou horaires de rendez-vous prévus par votre profil d’entreprise. Choisissez la devise souhaitée avant d’ajouter des éléments tarifés ou des documents de facturation.

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   Ajoutez le détail des prestations

   Construisez les rendez-vous, étapes, visites ou journées nécessaires et ajoutez les prestations avec description, quantité et prix unitaire. L’application calcule les totaux des lignes.

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   Affectez du personnel lorsque c’est possible

   Lorsque la planification du personnel est activée, choisissez les collaborateurs enregistrés et le bon créneau horaire ou intervalle de dates. Les réservations qui se chevauchent pour une même ressource enregistrée sont contrôlées ; les noms en texte libre ne permettent pas ce contrôle.

Préparez une proforma

Avec Invoicing activé et les autorisations requises, ouvrez Finance → Invoices et créez une proforma. Sélectionnez un dossier de travail si le document s’y rapporte, ou créez une proforma indépendante lorsque cela convient.

L’association à un dossier reprend son client et sa devise dans le document. Vérifiez le total, l’échéance et les notes avant d’enregistrer. Une proforma est un document préliminaire ; utilisez l’action d’émission ou de finalisation disponible lorsqu’elle est prête à devenir une facture.

Vérifiez avant l’émission

• Contrôlez le client, la devise, la description des prestations, la quantité, le prix et les conditions de paiement.
• Les documents émis utilisent un instantané afin que des modifications ultérieures du travail ne réécrivent pas discrètement une facture existante.
• Une fois des éléments tarifés ou des documents de facturation créés, le changement de devise du dossier est bloqué pour éviter de réétiqueter les montants.
• Enregistrez les paiements clients uniquement après leur réception réelle. Les trop-perçus sont refusés car il n’existe pas de registre de solde créditeur client.
• Gardez les différentes devises séparées. Gatherdesk ne convertit pas silencieusement les soldes en un total dans une devise unique.

Les finances clients et votre abonnement Gatherdesk

Finance contient les montants facturés ou reçus par votre entreprise de ses clients, ainsi que les processus fournisseurs lorsqu’ils sont activés. Settings → Management → Billing & plan contient l’abonnement de votre entreprise à Gatherdesk. Un paiement dans une zone ne règle pas l’autre.

Les outils financiers disponibles ne garantissent pas, à eux seuls, le respect des règles fiscales ou comptables d’une juridiction. Vérifiez les mentions obligatoires des factures et le processus comptable de votre entreprise avant d’émettre des documents.

Consultez le forfait actuel

Ouvrez Settings → Management → Billing & plan. La page affiche le forfait actuel, son état, les dates utiles, les services activés et l’historique de facturation. Il s’agit de l’abonnement de votre espace à Gatherdesk, distinct de vos factures clients.

Les nouveaux espaces bénéficient d’un essai unique de 7 jours lorsqu’ils sont prêts à être utilisés, avec une boîte e-mail connectée et un widget de site. WhatsApp nécessite un forfait payant. Une demande publique de démonstration ou d’essai permet à notre équipe de vous recontacter et d’aider à la configuration ; l’envoi du formulaire ne crée pas d’espace, ne démarre pas le décompte de l’essai et ne vous facture rien.

Choisissez les services de votre équipe

Booking Pool réunit vos conversations clients et leur attribution à l’équipe. Starter comprend l’e-mail connecté, le chat du site, WhatsApp et trois places pour l’équipe, administrateur inclus. Professional ajoute la facturation, les paiements clients, les rapports, les dossiers de travail, la planification, les fournisseurs, les devis et le portail client. Les services disponibles dépendent aussi des paramètres de l’espace et de votre rôle.

WhatsApp devient utilisable après la connexion et l’activation du numéro professionnel propre à votre espace. Le chat du site utilise votre installation de site configurée. Vérifiez le forfait actuel, la capacité de l’équipe et les services activés avant de choisir. Les membres actifs et les invitations en attente utilisent des places ; les fiches clients n’en utilisent pas.

Choisissez un forfait payant

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   Vérifiez le forfait et la périodicité

   Un administrateur autorisé ouvre Billing & plan et choisit le forfait et la périodicité de facturation adaptés à l’équipe. Le même espace et ses données sont conservés.

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   Confirmez le paiement sécurisé

   Lorsque le paiement en ligne est disponible, Paddle affiche le total récurrent et les taxes applicables avant votre confirmation. Les états du paiement et de l’abonnement sont mis à jour après vérification par le serveur.

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   Gérez un abonnement existant

   Utilisez Billing & plan pour examiner les informations de paiement, les changements de forfait et les options d’abonnement. Un changement présente tout débit ou crédit immédiat ainsi que le nouveau total récurrent avant confirmation.

Déclarez un virement proposé

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   Vérifiez les instructions configurées

   Si le virement bancaire est proposé pour cet espace, utilisez le moyen de paiement, le montant et la référence affichés dans Billing & plan.

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   Déclarez le virement effectué

   Après avoir effectué le virement auprès de votre banque, soumettez ses informations sur la page de facturation. La déclaration reste en attente pendant sa vérification par l’opérateur de la plateforme.

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   Consultez le résultat confirmé

   Les paiements confirmés apparaissent dans l’historique de facturation et mettent l’abonnement à jour. Une déclaration enregistrée ne suffit pas à activer les services.

Conservez votre espace et son historique

À la fin de l’essai, vos données enregistrées sont conservées et les messages entrants des clients continuent d’arriver. Choisissez un forfait payant pour continuer à répondre et à travailler avec l’équipe. L’essai unique est lié à l’espace ; changer de forfait ou revenir plus tard ne déclenche pas un nouvel essai.

Consultez l’état de facturation actuel ainsi que les avis de renouvellement ou de paiement pour connaître les dates et actions applicables à votre espace. Un abonnement expiré conserve les données ; rétablir l’accès payant préserve les paramètres de l’entreprise sans réactiver un service volontairement désactivé par son propriétaire.

Retrouvez la bonne rubrique de paramètres

Chaque rubrique possède son propre bouton d’enregistrement. Passer d’un onglet à l’autre conserve les modifications en cours dans la page, mais ne les enregistre pas. Enregistrez la rubrique avant de quitter ou d’actualiser la page.

Personnalisez votre espace

Dans Company, modifiez le nom, le logo et la couleur principale vus par l’équipe et les clients. Vérifiez les exigences d’envoi indiquées près du champ du logo. Le type d’entreprise et l’identité de l’espace sont gérés séparément de l’identité visuelle.

La même identité visuelle est utilisée sur les pages de connexion et documents concernés. Changer un logo ou un nom affiché ne modifie pas les personnes autorisées à accéder à l’espace.

Connectez les boîtes mail et acheminez le travail

Utilisez Settings → Management → Connected mailboxes pour gérer les comptes utilisés par votre entreprise. Configurez la boîte avec les identifiants et paramètres de connexion fournis par votre administrateur de messagerie. Utilisez Source routing pour affecter les membres éligibles de l’équipe.

Consultez Email & Privacy pour gérer les options de visibilité disponibles. Connecter une boîte, attribuer une source et activer le service e-mail sont des étapes distinctes. Vérifiez l’envoi et la réception avec une conversation de test avant de vous appuyer sur ce canal pour les demandes clients.

Connectez WhatsApp Business

Ouvrez Settings → WhatsApp. Avec Your own Meta app, utilisez un numéro Cloud API vérifié et enregistré dans votre portefeuille professionnel, l’identifiant et le secret de votre application Meta, l’identifiant du compte WhatsApp Business, l’identifiant du numéro et un jeton de production d’utilisateur système. Gatherdesk vérifie ces identifiants avant de les enregistrer. Copiez l’URL de rappel et le jeton de vérification générés dans les paramètres webhook de Meta, vérifiez le rappel, abonnez-vous aux messages, puis actualisez et activez WhatsApp.

La connexion Meta guidée est une option distincte lorsqu’elle est activée par Gatherdesk. Elle ouvre une fenêtre de connexion Gatherdesk, puis le parcours de connexion Meta. Les deux options gardent séparés le numéro, les conversations et les affectations de votre espace. Changer le mode de connexion d’un compte déjà lié nécessite une migration prise en charge ; la déconnexion n’efface pas son historique.

Donnez accès à WhatsApp aux membres de l’équipe via Source routing. Prenez la demande en charge dans Pool ou WhatsApp Inbox avant de répondre. Les réponses libres utilisent la fenêtre de service client de 24 heures ; en dehors de cette fenêtre, sélectionnez un modèle approuvé pris en charge et confirmez l’autorisation du client. Les frais de messagerie et le moyen de paiement de Meta sont distincts du forfait Gatherdesk. La coexistence avec l’application WhatsApp Business n’est pas prise en charge dans cette version.

Configurez un fournisseur IA

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   Choisissez le fournisseur

   Ouvrez AI & Credits depuis Billing & plan ou Management. Choisissez Gatherdesk AI credits ou My own API keys, puis un fournisseur disponible dans ce mode. Votre compte doit autoriser la gestion de ces paramètres et des éventuels secrets.

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   Configurez le mode choisi

   Avec Gatherdesk AI credits, achetez du crédit prépayé et attendez la confirmation du paiement ; aucune clé API d’espace n’est nécessaire. Avec My own API keys, créez une clé dans votre compte fournisseur et enregistrez-la dans la rubrique correspondante ; le fournisseur vous facture directement. Changer de mode conserve le crédit existant et les clés enregistrées, mais utilise uniquement le mode sélectionné.

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   Vérifiez l’accès au service

   Un choix ou une clé enregistrés n’activent pas, à eux seuls, les réponses. L’espace et le canal doivent autoriser l’IA. Le mode géré nécessite un fournisseur disponible et un crédit suffisant ; le mode avec vos clés exige un compte fournisseur valide et du quota disponible.

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   Activez le processus concerné

   Les brouillons assistés et réponses automatiques utilisent le fournisseur et le mode de facturation sélectionnés. Activez les réponses automatiques pour la ressource Website Chat ou WhatsApp concernée et fournissez des consignes exactes. Une réponse de l’équipe ou une reprise en main suspend les réponses automatiques jusqu’à la reprise de l’IA.

Gardez une personne dans la boucle

L’IA peut aider à rédiger des réponses, mais elle peut produire des informations incorrectes. Vérifiez les conseils importants, les prix et les disponibilités avant de les partager. Le contexte d’entreprise et les messages pertinents sont envoyés au fournisseur choisi lorsque la fonction est exécutée ; n’incluez que les informations appropriées à cet usage.

Un fournisseur géré indisponible ou une clé personnelle manquante ne provoque pas de bascule silencieuse vers un autre fournisseur ou mode de facturation. Si l’accès, le crédit, le quota ou les limites d’usage empêchent une réponse, le traitement humain reste disponible. Supprimer une clé enregistrée désactive la disponibilité du fournisseur personnel correspondant.