Um jeito mais claro
de conduzir o dia.

Comece pelo espaço de trabalho da sua empresa

Utilize o endereço de acesso fornecido pelo administrador da empresa. O nome e o logotipo identificam o espaço de trabalho. Após entrar, a navegação e as ações disponíveis refletem sua função e os serviços habilitados para essa empresa.

Se você estiver conhecendo o Gatherdesk, Book a demo ou Request a trial coleta seus dados empresariais e de contato para acompanhamento. Enviar uma solicitação não cria um espaço de trabalho, inicia a cobrança nem reserva um horário de reunião.

Conheça a interface

Abra Today ou Dashboard para ver o resumo do dia. Use a busca na barra superior para encontrar registros aos quais você tem acesso. A barra lateral se concentra no trabalho cotidiano; a administração do espaço de trabalho fica em Settings.

Seu setor muda a nomenclatura apresentada. Um salão trabalha com agendamentos e clientes; uma empresa de serviços técnicos trabalha com ordens de serviço e consumidores. Um serviço indisponível ou uma permissão restrita pode fazer com que um bloco, item de menu ou ação não apareça.

Configure um fluxo completo

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   Confirme a identidade da empresa

   Um administrador pode abrir Settings → Company para revisar nome, logotipo e cor de destaque. O tipo de empresa escolhido na criação é permanente.

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   Revise a equipe

   Abra Settings → Management → Team members e Roles & permissions. Dê a cada colega uma conta individual com o acesso necessário ao trabalho.

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   Escolha um canal de entrada

   Configure uma caixa de e-mail ou chat do site se esses serviços estiverem habilitados. Encaminhe a origem aos colegas que devem atender às consultas.

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   Atenda à primeira consulta

   Abra a fila de consultas, assuma uma solicitação disponível e envie uma resposta. Confira o resultado antes de marcar a solicitação como atendida.

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   Crie o próximo trabalho

   Com o serviço Work habilitado, crie uma reserva, ordem de serviço, projeto ou outro registro próprio do seu setor. Adicione o cliente, a programação e os itens de serviço antes de preparar uma proforma, quando o faturamento estiver disponível.

Se uma opção não aparecer

• Pergunte ao administrador se sua função permite executar a ação.
• Confira os serviços habilitados do espaço de trabalho em Billing & plan. Uma integração configurada ainda precisa ter seu serviço habilitado.
• Se uma página apresentar erro de carregamento, utilize Retry. Um erro não significa que seus registros foram excluídos.
• Ao mudar de empresa, utilize o endereço e a conta corretos do espaço de trabalho, sem presumir que o acesso seja transferido.

Um espaço de trabalho com a linguagem da sua empresa

O Gatherdesk utiliza um perfil setorial para terminologia, estrutura dos trabalhos, nomes de funções e serviços pertinentes. O tipo de empresa é escolhido na criação e não pode ser alterado nas telas de administração da empresa nem da plataforma.

Três fatores determinam o que você pode usar

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   Adequação ao negócio

   O perfil setorial limita os serviços que podem ser oferecidos. Inventário e documentos de viagem pertencem aos espaços de trabalho de turismo.

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   Ativação do serviço

   O plano atual limita os serviços que podem ser ativados. O teste único de 7 dias inclui uma conta de e-mail conectada e um widget de site; o WhatsApp exige um plano pago. O Starter se concentra nas conversas com clientes, enquanto planos mais amplos podem disponibilizar serviços operacionais pertinentes. Website Chat também precisa de Enquiries.

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   Suas permissões

   Sua função e as atribuições de origens determinam o que você pode ver e fazer nesses serviços. A configuração exclusiva de administradores é separada das ações cotidianas da equipe.

A programação acompanha o trabalho

Trabalhos de salões, clínicas, odontologia, fitness, eventos e serviços técnicos aceitam datas e horários. Turismo utiliza datas de partida e retorno e dias consecutivos de roteiro. Negócios imobiliários, pedidos e projetos gerais usam datas do calendário, com horários precisos disponíveis nas atribuições de funcionários.

Utilize as nomenclaturas e os campos do seu espaço de trabalho. Se um recurso especializado não estiver disponível, mudar o título de um registro não adiciona essa capacidade.

O que os fluxos atuais abrangem

Os perfis setoriais apoiam o fluxo compartilhado de CRM: consultas, registros de clientes, trabalhos, itens de serviço, atribuições e faturamento quando habilitado. São um ponto de partida para a operação, com limites explícitos entre serviços.

• Os perfis clínico e odontológico não oferecem um sistema completo de prontuários ou diagnóstico.
• Um pedido de loja on-line não é uma integração completa de estoque, envio ou processamento de pedidos.
• Portais imobiliários, aulas recorrentes, capacidade de salas e regras tributárias específicas de cada jurisdição exigem funcionalidades próprias além desses registros compartilhados.

Um lugar compartilhado para solicitações recebidas

A fila de consultas agrupa solicitações por responsável e estado de atendimento. O nome apresentado segue a terminologia do espaço de trabalho. Use filtros de canal e busca para focar nas solicitações que você pode atender. As conversas do site seguem o mesmo fluxo de responsabilidade das demais consultas.

Entenda os estados de responsabilidade

Responda sem duplicar o trabalho

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   Assuma uma solicitação aberta

   Assumir reserva a consulta para você. Se outra pessoa assumir primeiro, atualize e escolha outra solicitação. Clicar repetidamente em Claim não estende o prazo inicial de cinco minutos.

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   Leia a conversa

   Confira a mensagem original e as respostas anteriores antes de escrever. Uma contagem regressiva visível indica que você tem uma reserva temporária.

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   Envie e confira o resultado

   Uma resposta bem-sucedida move a consulta para atendimento. Se o responsável mudar ou a reserva expirar, o envio será recusado e seu rascunho será mantido. Em caso de entrega de e-mail incerta, confira a caixa antes de reenviar.

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   Conclua ou transfira

   Marque a consulta como atendida quando a conversa terminar. Libere-a para deixá-la disponível novamente ou peça a um gerente autorizado para atribuí-la a um colega habilitado.

Atribuições e ações de gerentes

Gerentes com o acesso necessário podem atribuir ou assumir consultas visíveis. A lista de responsáveis contém colegas habilitados para aquela solicitação. Encaminhamento, restrições de caixas de e-mail e permissões atuais continuam valendo; ver um nome em outro lugar não torna a conta habilitada.

No chat do site, o agente responsável pela consulta também é responsável pela conversa da equipe. Respostas automáticas pausam enquanto uma pessoa é responsável. Se o visitante sair do chat, a consulta continua atribuída ao funcionário.

Por que um canal pode estar desativado

• O canal Web exige Website Chat e Enquiries habilitados, widget ativo e pelo menos um site permitido. O teste único de 7 dias permite um widget e uma conta de e-mail conectada; o WhatsApp exige um plano pago.
• O e-mail exige o serviço correspondente e uma caixa configurada acessível à sua conta.
• O WhatsApp exige um plano pago, o serviço WhatsApp ativo e um número empresarial conectado. SMS continua indisponível. O filtro Phone fica oculto.
• O encaminhamento de origens define quem pode atendê-las. Ele não ativa uma integração.

Antes de começar

Seu espaço de trabalho precisa ter Website chat e Enquiries habilitados, e sua conta precisa permitir editar configurações. Você também precisa de acesso para adicionar um script ao site. Cada empresa tem seu próprio ID de instalação, sites permitidos e conversas.

Configure e instale o widget

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   Abra Settings → Website Chat

   Escolha título, subtítulo, saudação, cor de destaque e posição do widget. Decida se os visitantes devem informar nome e e-mail antes de conversar.

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   Adicione os sites permitidos

   Informe as origens exatas que podem usar o widget, como https://example.com e https://www.example.com. Adicione ambas se utilizar ambas. Origens incluem protocolo, nome do host e qualquer porta não padrão; não adicione caminhos de páginas nem curingas.

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   Habilite e salve

   Ative o widget e salve as configurações do chat. O trecho de instalação fica disponível quando os serviços necessários, os sites permitidos e a ativação estão prontos.

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   Copie o trecho de instalação

   Use Copy snippet e adicione o script gerado antes da tag de fechamento </body> do seu site. Mantenha o ID de instalação gerado exatamente como fornecido.

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   Envie uma consulta de teste

   Abra um site permitido, inicie uma conversa e envie uma mensagem de teste. No Gatherdesk, abra o canal Web na fila, assuma a solicitação e responda. Confirme que o visitante recebeu a resposta.

Os sites permitidos precisam corresponder exatamente

Adicione respostas de IA quando estiver pronto

As respostas de IA são opcionais para espaços de trabalho pagos elegíveis. Em AI & Credits, escolha Gatherdesk AI credits com um provedor gerenciado disponível ou My own API keys com sua conta de provedor configurada. Adicione orientações empresariais corretas e habilite as respostas automáticas nas configurações Website Chat correspondentes. O provedor escolhido precisa estar disponível e pronto para uso.

Respostas humanas e coleta de consultas funcionam sem IA automática. Revise as informações empresariais fornecidas, não inclua segredos e garanta que a equipe confirme preços, disponibilidade e orientações importantes. Quando uma pessoa assume a conversa, as respostas automáticas são pausadas.

Se o widget não aparecer

• Confira a ativação dos serviços, o estado habilitado do widget e a lista de sites permitidos.
• Compare a origem exata do navegador, incluindo http/https, www e porta, com a entrada permitida.
• Use um servidor web real nos testes locais. Abrir um arquivo HTML diretamente não constitui uma origem de site permitida.
• Um site HTTPS público exige um endereço HTTPS de widget acessível publicamente. Um carregador localhost só funciona em um ambiente de desenvolvimento local.
• Se seu site tem uma política de segurança de conteúdo, o administrador deve permitir o host configurado do widget. Não desative a política de segurança de todo o site.
• Pausar o widget ou remover um site impede novas mensagens de visitantes. As conversas existentes continuam no espaço de trabalho.

Encontre suas ferramentas de gestão

Abra Settings → Management. O grupo Team & access contém links para Team members e Roles & permissions. Communication & routing inclui Source routing e Connected mailboxes. São mostradas somente as ferramentas disponíveis para sua conta.

Use uma função para cada responsabilidade

Os nomes das funções podem refletir seu setor, mas são as permissões que definem as ações autorizadas. Um administrador empresarial gerencia seu próprio espaço; um operador da plataforma gerencia empresas e assinaturas no nível da plataforma. São tipos distintos de acesso.

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   Crie contas individuais

   Um administrador autorizado pode criar um usuário com a função e os dados de conta adequados. Siga as instruções de verificação e acesso da conta; evite logins compartilhados pela equipe.

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   Revise as permissões reais

   Use Roles & permissions para conferir o acesso a informações de clientes, trabalhos, finanças, configurações e ações administrativas. Um cargo, por si só, não concede permissões.

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   Defina as atribuições de origens

   Em Source routing, conecte integrantes habilitados às origens que devem atender. Restrições de caixas de e-mail podem limitar ainda mais as consultas por e-mail visíveis para uma pessoa.

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   Confira a experiência do funcionário

   Peça ao colega para entrar com a própria conta. Confirme que ele vê a fila pretendida e realiza as ações diárias sem ferramentas administrativas alheias ao trabalho.

Mantenha configurações sensíveis com as pessoas certas

• Segredos de integrações exigem permissões adicionais de configuração. Agentes comuns não precisam acessar chaves de provedores para atender às conversas atribuídas.
• Somente gerentes autorizados podem reatribuir uma consulta sob responsabilidade de outra pessoa.
• O plano, os serviços habilitados, as permissões da função e as atribuições de origens determinam conjuntamente as ações disponíveis.
• Desative contas quando colegas saírem e revise as atribuições de origens e os vínculos de funções restantes.

Resolva um problema de acesso

Confira se o colega está no espaço empresarial correto e se a conta está ativa. Depois revise o serviço habilitado, as permissões da função e a atribuição de origem da tarefa específica. Atualize após uma mudança para a interface carregar a configuração atual.

Se um botão aparecer, mas o servidor recusar a ação, não tente contornar a restrição compartilhando as credenciais de outra pessoa. Peça a um administrador para revisar a configuração de acesso.

Crie o registro de trabalho correto

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   Selecione o cliente

   Abra a área de trabalho — Bookings, Jobs, Projects, Itineraries ou o equivalente do seu setor — e crie um registro com o cliente correto.

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   Defina datas e moeda

   Use as datas ou os horários de agendamento do perfil da empresa. Escolha a moeda desejada antes de adicionar itens com preço ou documentos de cobrança.

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   Adicione os detalhes do serviço

   Crie os agendamentos, etapas, visitas ou dias pertinentes e adicione itens de serviço com descrições, quantidades e preços unitários. O aplicativo calcula os totais das linhas.

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   Atribua funcionários quando disponível

   Quando a programação de funcionários estiver habilitada, escolha funcionários cadastrados e o intervalo correto de horário ou data. Reservas sobrepostas para o mesmo recurso cadastrado são verificadas; nomes em texto livre não permitem essa verificação.

Prepare uma proforma

Com Invoicing habilitado e as permissões necessárias, abra Finance → Invoices e crie uma proforma. Selecione um registro de trabalho quando o documento estiver relacionado a trabalho existente ou crie uma proforma avulsa quando apropriado.

Vincular um trabalho leva seu cliente e moeda para o documento. Revise total, vencimento e observações antes de salvar. Uma proforma é um documento preliminar; use a ação disponível de emissão/finalização quando estiver pronta para virar uma fatura.

Revise antes de emitir

• Confira cliente, moeda, descrições dos serviços, quantidade, preço e condições de pagamento.
• Documentos emitidos usam um retrato dos dados, de modo que edições posteriores no trabalho não alterem silenciosamente uma fatura existente.
• Quando há itens com preço ou documentos de cobrança, a alteração da moeda do trabalho fica bloqueada para evitar a simples troca da identificação dos valores.
• Registre pagamentos de clientes somente após o recebimento efetivo. Pagamentos excedentes são recusados porque não existe um livro de saldo credor de clientes.
• Mantenha moedas diferentes separadas. O Gatherdesk não converte saldos silenciosamente em um total de moeda única.

As finanças dos clientes e sua assinatura Gatherdesk

Finance contém os valores que sua empresa cobra ou recebe de clientes, além dos fluxos com fornecedores quando habilitados. Settings → Management → Billing & plan contém a assinatura da empresa no Gatherdesk. Um pagamento em uma área não quita a outra.

As ferramentas financeiras disponíveis não estabelecem, por si só, conformidade tributária ou contábil específica de uma jurisdição. Confirme o conteúdo obrigatório das faturas e o processo contábil da sua empresa antes de emitir documentos.

Consulte o plano atual

Abra Settings → Management → Billing & plan. A página mostra plano atual, estado, datas pertinentes, serviços habilitados e histórico de cobrança. É a assinatura do seu espaço no Gatherdesk, separada das faturas dos seus clientes.

Novos espaços recebem um único teste de 7 dias quando estão prontos para uso, com uma conta de e-mail conectada e um widget de site. O WhatsApp exige um plano pago. Uma solicitação pública de demo ou teste permite à nossa equipe acompanhar e ajudar na configuração; enviar o formulário não cria um espaço, inicia a contagem do teste nem cobra você.

Escolha serviços para sua equipe

O Booking Pool reúne as conversas com clientes e a responsabilidade da equipe. O Starter inclui e-mail conectado, chat do site, WhatsApp e três assentos, incluindo o administrador. O Professional acrescenta faturamento, pagamentos de clientes, relatórios, registros de trabalho, programação, fornecedores, propostas e o portal do cliente. Os serviços disponíveis também dependem das configurações e da sua função.

O WhatsApp fica utilizável após conectar e ativar o número empresarial próprio do espaço de trabalho. O chat do site utiliza a instalação configurada. Confira plano atual, limite da equipe e serviços habilitados antes de escolher. Funcionários ativos e convites pendentes entram no limite; registros de clientes não ocupam assentos.

Escolha um plano pago

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   Revise o plano e o intervalo de cobrança

   Um administrador autorizado abre Billing & plan e escolhe o plano e o intervalo adequados à equipe. Isso mantém o mesmo espaço e seus registros.

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   Confirme o checkout seguro

   Quando o checkout on-line estiver disponível, o Paddle mostra o total recorrente e os impostos aplicáveis antes da confirmação. Os estados do pagamento e da assinatura são atualizados após verificação no servidor.

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   Gerencie uma assinatura existente

   Use Billing & plan para revisar dados de pagamento, alterações de plano e opções de assinatura. Uma alteração mostra qualquer cobrança ou crédito imediato e o novo total recorrente para revisão antes da confirmação.

Informe uma transferência bancária disponível

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   Confira as instruções configuradas

   Se houver transferência bancária para esse espaço de trabalho, use a forma de pagamento, o valor e a referência mostrados em Billing & plan.

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   Informe a transferência concluída

   Após realizar a transferência pelo seu banco, envie os detalhes na página de cobrança. O informe fica pendente enquanto o operador da plataforma o verifica.

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   Confira o resultado confirmado

   Pagamentos confirmados aparecem no histórico e atualizam a assinatura. Um informe de pagamento salvo, por si só, não ativa serviços.

Mantenha seu espaço e histórico

Quando o teste termina, os registros salvos permanecem e novas mensagens de clientes continuam chegando. Escolha um plano pago para continuar respondendo e trabalhando com sua equipe. O teste único pertence ao espaço de trabalho; mudar de plano ou voltar depois não inicia outro teste.

Leia o estado atual de cobrança e qualquer aviso de renovação ou pagamento para conhecer as datas e ações que se aplicam. Uma assinatura vencida mantém os registros; restaurar o acesso pago preserva as configurações e não liga serviços que o proprietário desativou intencionalmente.

Encontre a seção correta de configurações

Cada seção tem sua própria ação de salvar. Alternar entre abas preserva alterações preparadas na página atual, mas não as salva. Salve a seção antes de sair ou atualizar a página.

Personalize o espaço de trabalho

Em Company, atualize nome, logotipo e cor de destaque vistos pela equipe e pelos clientes. Confira os requisitos de envio ao lado do campo de logotipo. O tipo da empresa e a identidade do espaço são gerenciados separadamente da identidade visual.

A mesma identidade da empresa é utilizada nas telas pertinentes de acesso e documentos. Mudar logotipo ou nome exibido não altera quem pode acessar o espaço.

Conecte caixas de e-mail e encaminhe o trabalho

Use Settings → Management → Connected mailboxes para gerenciar as contas da empresa. Configure a caixa com as credenciais e os dados de conexão fornecidos pelo administrador de e-mail. Use Source routing para atribuir integrantes habilitados.

Revise Email & Privacy para controlar as opções de visibilidade disponíveis. Conectar a caixa, atribuir uma origem e ativar o serviço de e-mail são etapas separadas. Verifique envio e recebimento em uma conversa de teste antes de depender do canal para consultas de clientes.

Conecte o WhatsApp Business

Abra Settings → WhatsApp. Com Your own Meta app, use um número Cloud API verificado e registrado no portfólio empresarial, seu ID e segredo do app Meta, ID da conta WhatsApp Business, ID do número e um token de usuário do sistema de produção. O Gatherdesk verifica essas credenciais antes de salvá-las. Copie a URL de callback e o token de verificação gerados para os webhooks do Meta, verifique o callback, assine messages, atualize e ative o WhatsApp.

O acesso guiado do Meta é uma opção separada quando habilitada pelo Gatherdesk. Ele abre uma janela de conexão Gatherdesk e depois o fluxo de acesso do Meta. As duas opções mantêm separados o número, as conversas e as atribuições da equipe de cada espaço. Mudar o método de conexão de uma conta já vinculada exige uma migração compatível; desconectar não apaga o histórico.

Dê acesso ao WhatsApp pela opção Source routing. Assuma a consulta no Pool ou WhatsApp Inbox antes de responder. Respostas livres usam a janela de atendimento de 24 horas do cliente; fora dela, selecione um modelo aprovado compatível e confirme a autorização do cliente. As cobranças e a forma de pagamento do Meta são separadas do plano Gatherdesk. A coexistência com o app WhatsApp Business não é compatível nesta versão.

Configure um provedor de IA

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   Escolha o provedor

   Abra AI & Credits em Billing & plan ou Management. Escolha Gatherdesk AI credits ou My own API keys e depois um provedor disponível nesse modo. Sua conta precisa de permissão para gerenciar essas configurações e eventuais segredos.

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   Configure o modo escolhido

   Com Gatherdesk AI credits, compre créditos pré-pagos e aguarde a confirmação do pagamento; não é necessária uma chave de API do espaço de trabalho. Com My own API keys, crie uma chave na conta do provedor e salve-a na seção correspondente; o provedor cobra você diretamente. Trocar de modo preserva créditos e chaves salvos, mas utiliza apenas o modo selecionado.

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   Confira o acesso ao serviço

   Uma preferência ou chave salva não habilita respostas por si só. O espaço e o canal precisam permitir IA. O modo gerenciado precisa de um provedor disponível e créditos suficientes; o modo com chave própria precisa de conta válida e cota disponível.

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   Habilite o fluxo específico

   Rascunhos assistidos e respostas automáticas usam o provedor e o modo de cobrança selecionados. Habilite respostas automáticas no recurso Website Chat ou WhatsApp específico e forneça orientações empresariais corretas. Uma resposta da equipe ou tomada de controle pausa as respostas automáticas até a retomada da IA.

Mantenha uma pessoa no controle

A IA ajuda a elaborar respostas, mas pode produzir informações incorretas. Confira orientações importantes, preços e disponibilidade antes de compartilhar. O contexto empresarial e o conteúdo pertinente da conversa são enviados ao provedor escolhido quando o recurso é executado; inclua apenas informações adequadas à finalidade.

Um provedor gerenciado indisponível ou uma chave própria ausente não provoca troca silenciosa de provedor nem de modo de cobrança. Se acesso, créditos, cota ou limites de uso impedirem uma resposta, o atendimento humano continua disponível. Remover uma chave salva desabilita a prontidão do respectivo provedor próprio.