Una forma más clara
de organizar el día.

Empieza por el espacio de tu empresa

Utiliza la dirección de acceso al espacio facilitada por el administrador de tu empresa. El nombre y el logotipo identifican el espacio. Tras iniciar sesión, la navegación y las acciones disponibles reflejan tu función y los servicios activados para esa empresa.

Si estás conociendo Gatherdesk, Book a demo o Request a trial recoge tus datos de contacto y de empresa para hacer seguimiento. Enviar una solicitud no crea un espacio, no inicia la facturación ni reserva una cita.

Oriéntate en el espacio

Abre Today o Dashboard para ver el resumen diario. Utiliza la búsqueda de la barra superior para encontrar registros a los que tengas acceso. La barra lateral se centra en el trabajo cotidiano; la administración del espacio se encuentra en Settings.

Tu sector cambia la terminología que ves. Un salón trabaja con reservas y clientes; una empresa de servicios técnicos, con trabajos y clientes. Un servicio no disponible o un permiso restringido puede hacer que no aparezcan una tarjeta, una opción de menú o una acción.

Configura un flujo de trabajo completo

1. 1

   Confirma la identidad de tu empresa

   Un administrador puede abrir Settings → Company para revisar el nombre, el logotipo y el color principal. El tipo de empresa elegido al crear el espacio es permanente.

2. 2

   Revisa el equipo

   Abre Settings → Management → Team members y Roles & permissions. Da a cada compañero una cuenta individual con el acceso necesario para su trabajo.

3. 3

   Elige un canal de entrada

   Configura un buzón o el chat del sitio si esos servicios están activados. Dirige la fuente a los compañeros que deban atender sus consultas.

4. 4

   Atiende una primera consulta

   Abre la cola de consultas, asume una solicitud disponible y envía una respuesta. Comprueba el resultado antes de marcarla como atendida.

5. 5

   Crea el siguiente trabajo

   Cuando el servicio Work esté activado, crea una reserva, un trabajo, un proyecto u otro registro propio del sector. Añade el cliente, el calendario y los servicios antes de preparar una proforma si la facturación está disponible.

Si falta una opción

• Pregunta al administrador si tu función tiene permiso para realizar la acción.
• Consulta Billing & plan para revisar los servicios activados. Aunque una integración esté configurada, su servicio debe estar activado.
• Si una página muestra un error de carga, utiliza Retry. Un error no significa que se hayan eliminado los registros.
• Al cambiar de empresa, utiliza la dirección y la cuenta del espacio correcto; no des por hecho que el acceso se transfiere.

Un espacio con el lenguaje de tu empresa

Gatherdesk utiliza un perfil sectorial para la terminología, la estructura del trabajo, los nombres de funciones y los servicios pertinentes. El tipo de empresa se elige al crear el espacio y no puede modificarse ni en la administración de la empresa ni en la de la plataforma.

Tres factores determinan lo que puedes utilizar

1. 1

   Pertinencia para la actividad

   El perfil sectorial limita los servicios que se pueden ofrecer. El inventario y los documentos de viaje corresponden a los espacios de agencias de viajes.

2. 2

   Activación del servicio

   El plan actual limita los servicios que se pueden activar. La prueba única de 7 días incluye una cuenta de correo conectada y un widget del sitio; WhatsApp requiere un plan de pago. Starter se centra en las conversaciones con clientes, mientras que los planes más amplios pueden ofrecer los servicios operativos pertinentes. Website Chat también necesita Enquiries.

3. 3

   Tus permisos

   Tu función y las asignaciones de fuentes determinan qué puedes ver y hacer en esos servicios. La configuración exclusiva para administradores está separada de las acciones cotidianas del equipo.

La planificación se adapta al trabajo

Los trabajos de salones, clínicas, odontología, fitness, eventos y oficios admiten fechas y horas. Los viajes utilizan fechas de salida y regreso y días de itinerario consecutivos. Las operaciones, pedidos y proyectos generales utilizan fechas de calendario, con horas precisas disponibles para las asignaciones de personal.

Utiliza los nombres y campos que ofrece tu espacio. Si falta una función especializada, cambiar el título de un registro no añade esa capacidad.

Qué cubren los flujos actuales

Los perfiles sectoriales permiten el flujo CRM compartido: consultas, fichas de clientes, trabajo, servicios, asignaciones y facturación cuando está activada. Son un punto de partida para la gestión operativa, con límites explícitos entre servicios.

• Los perfiles de clínicas y odontología no proporcionan un sistema completo de historia clínica o diagnóstico.
• Un pedido de una tienda online no constituye una integración completa de existencias, envíos o preparación logística.
• Los portales inmobiliarios, clases recurrentes, aforos y reglas fiscales de cada jurisdicción necesitan funciones específicas adicionales a estos registros compartidos.

Un lugar compartido para las solicitudes entrantes

La cola agrupa las solicitudes por responsable y estado de atención. Su nombre se adapta al vocabulario del espacio. Utiliza los filtros de canal y la búsqueda para centrarte en las solicitudes que puedes atender. Las conversaciones del sitio siguen el mismo flujo de asignación que las demás consultas.

Comprende los estados de asignación

Responde sin duplicar el trabajo

1. 1

   Asume una solicitud abierta

   Asumir la consulta la reserva para ti. Si otra persona la asume antes, actualiza y elige otra. Pulsar Claim repetidamente no amplía el plazo inicial de cinco minutos.

2. 2

   Lee la conversación

   Revisa el mensaje original y las respuestas anteriores antes de escribir. Una cuenta atrás visible indica una reserva temporal.

3. 3

   Envía y comprueba el resultado

   Una respuesta enviada correctamente pasa la consulta al estado de atención. Si cambia el responsable o caduca la reserva, se rechaza el envío y se conserva el borrador. Si no sabes si un correo se entregó, revisa el buzón antes de reenviarlo.

4. 4

   Termina o transfiere

   Marca la consulta como atendida cuando termine la conversación. Libérala para que vuelva a estar disponible, o pide a un responsable autorizado que la reasigne a un compañero elegible.

Asignaciones y acciones de los responsables

Los responsables con el acceso necesario pueden asignar o asumir consultas visibles. La lista de asignación contiene los compañeros elegibles para esa solicitud. Siguen aplicándose el enrutamiento, las restricciones de buzón y los permisos actuales; ver un nombre en otra parte no convierte a esa cuenta en elegible.

En el chat del sitio, el agente responsable de la consulta también lo es de la conversación del equipo. Las respuestas automáticas se pausan mientras una persona asume la solicitud. Que un visitante abandone el chat no retira la consulta a su responsable.

Por qué un canal puede estar atenuado

• Web necesita los servicios Website Chat y Enquiries activados, un widget activo y al menos un sitio permitido. La prueba única de 7 días admite un widget y una cuenta de correo conectada; WhatsApp requiere un plan de pago.
• Email necesita el servicio correspondiente y un buzón configurado al que tu cuenta tenga acceso.
• WhatsApp necesita un plan de pago, su servicio activo y un número de empresa conectado. SMS sigue sin estar disponible. El filtro Phone está oculto.
• El enrutamiento de fuentes controla quién puede atender una fuente. No activa una integración.

Antes de empezar

Tu espacio debe tener activados Website chat y Enquiries, y tu cuenta debe permitir editar los ajustes. También necesitas acceso para añadir un script a tu sitio. Cada empresa tiene su identificador de instalación, sus sitios permitidos y sus conversaciones.

Configura e instala el widget

1. 1

   Abre Settings → Website Chat

   Elige el título, subtítulo, saludo, color principal y posición del widget. Decide si pedir el nombre y el correo antes de conversar.

2. 2

   Añade los sitios permitidos

   Introduce los orígenes exactos que pueden utilizar el widget, como https://example.com y https://www.example.com. Añade ambos si utilizas los dos. Los orígenes incluyen el protocolo, nombre de host y cualquier puerto no predeterminado; no añadas rutas de páginas ni comodines.

3. 3

   Activa y guarda

   Activa el widget y guarda los ajustes del chat. El código de instalación está disponible cuando los servicios necesarios, la lista de sitios permitidos y la activación están listos.

4. 4

   Copia el código de instalación

   Utiliza Copy snippet y añade el script generado antes de la etiqueta de cierre </body> de tu sitio. Conserva el identificador de instalación exactamente como se proporciona.

5. 5

   Envía una consulta de prueba

   Abre un sitio permitido, inicia una conversación y envía un mensaje de prueba. En Gatherdesk, abre el canal Web de la cola, asume la solicitud y responde. Confirma que el visitante recibe la respuesta.

Los sitios permitidos son exactos

Añade respuestas de IA cuando estés preparado

Las respuestas de IA son opcionales para los espacios de pago elegibles. En AI & Credits, elige Gatherdesk AI credits y un proveedor gestionado disponible, o My own API keys y tu cuenta de proveedor configurada. Añade instrucciones empresariales exactas y activa las respuestas automáticas en los ajustes Website Chat correspondientes. El proveedor seleccionado debe estar disponible y listo para usar.

Las respuestas humanas y la recepción de consultas funcionan sin respuestas automáticas de IA. Revisa la información empresarial que facilitas, no incluyas secretos y asegúrate de que el equipo confirma los precios, la disponibilidad y los consejos importantes. Cuando una persona asume la consulta, las respuestas automáticas se pausan.

Si el widget no aparece

• Comprueba la activación de servicios, el ajuste del widget y la lista de sitios permitidos.
• Compara el origen exacto del navegador, incluidos http/https, www y puerto, con la entrada permitida.
• Utiliza un servidor web real para pruebas locales. Abrir directamente un archivo HTML no constituye un origen de sitio permitido.
• Un sitio HTTPS en producción necesita una dirección de widget HTTPS accesible públicamente. Un cargador localhost solo funciona en un entorno de desarrollo local.
• Si el sitio tiene una política de seguridad de contenido, su administrador debe permitir el host del widget configurado. No desactives globalmente la política de seguridad.
• Pausar el widget o retirar un sitio bloquea los mensajes posteriores de los visitantes. Las conversaciones existentes permanecen en el espacio.

Encuentra las herramientas de gestión

Abre Settings → Management. El grupo Team & access enlaza a Team members y Roles & permissions. Communication & routing contiene Source routing y Connected mailboxes. Solo se muestran las herramientas disponibles para tu cuenta.

Una función para cada responsabilidad

Los nombres de funciones pueden reflejar tu sector, pero los permisos determinan las acciones permitidas. Un administrador de empresa gestiona su espacio; un operador de plataforma gestiona empresas y suscripciones a nivel de plataforma. Son accesos distintos.

1. 1

   Crea cuentas individuales

   Un administrador autorizado puede crear un usuario con la función y los datos adecuados. Sigue las instrucciones de verificación y acceso; evita que el personal comparta credenciales.

2. 2

   Revisa los permisos reales

   Utiliza Roles & permissions para comprobar el acceso a clientes, trabajo, finanzas, ajustes y acciones administrativas. Un cargo por sí solo no concede permisos.

3. 3

   Configura las asignaciones de fuentes

   En Source routing, conecta a los miembros elegibles con las fuentes que deban atender. Las restricciones de buzón pueden limitar aún más los correos que ve una persona.

4. 4

   Comprueba la experiencia del compañero

   Pide al compañero que acceda con su cuenta. Confirma que ve la cola prevista y puede realizar sus tareas diarias, sin herramientas de gestión ajenas a su función.

Deja la configuración sensible en las manos adecuadas

• Los secretos de integración requieren permisos adicionales de ajustes. Los agentes ordinarios no necesitan acceder a las claves de proveedores para atender conversaciones asignadas.
• Solo los responsables autorizados pueden reasignar una consulta que pertenece a otra persona.
• El plan, los servicios activados, los permisos de función y las asignaciones de fuentes determinan conjuntamente las acciones disponibles.
• Desactiva las cuentas cuando los compañeros se marchen y revisa las asignaciones de fuentes y funciones restantes.

Resuelve un problema de acceso

Comprueba que el compañero está en el espacio correcto y que su cuenta está activa. Después revisa el servicio, los permisos y la asignación de fuente para la tarea concreta. Actualiza tras cambiar la configuración para que la interfaz cargue su estado actual.

Si el botón está visible pero el servidor rechaza una acción, no eludas la restricción compartiendo las credenciales de otro usuario. Pide a un administrador que revise los accesos.

Crea el registro de trabajo adecuado

1. 1

   Selecciona al cliente

   Abre tu área de trabajo — Bookings, Jobs, Projects, Itineraries o el equivalente de tu sector — y crea un registro con el cliente correcto.

2. 2

   Fija las fechas y la moneda

   Utiliza las fechas o los horarios de cita de tu perfil empresarial. Elige la moneda prevista antes de añadir partidas con precio o documentos de facturación.

3. 3

   Añade el detalle del servicio

   Organiza las citas, etapas, visitas o días pertinentes y añade servicios con descripciones, cantidades y precios unitarios. La aplicación calcula los totales de cada línea.

4. 4

   Asigna personal cuando esté disponible

   Si la planificación del personal está activada, elige personal registrado y el intervalo de horas o fechas correcto. Se comprueban las reservas solapadas para el mismo recurso registrado; los nombres en texto libre no permiten esa comprobación.

Prepara una proforma

Con Invoicing activado y los permisos necesarios, abre Finance → Invoices y crea una proforma. Selecciona un trabajo existente si el documento está relacionado con él, o crea una proforma independiente cuando corresponda.

Vincular un trabajo incorpora su cliente y moneda al documento. Revisa el total, el vencimiento y las notas antes de guardar. La proforma es un documento preliminar; utiliza la acción disponible de emisión o finalización cuando esté lista para convertirse en factura.

Revisa antes de emitir

• Comprueba el cliente, la moneda, las descripciones, cantidades, precios y condiciones de pago.
• Los documentos emitidos utilizan una instantánea para que los cambios posteriores del trabajo no modifiquen silenciosamente una factura existente.
• Una vez que existen partidas con precio o documentos de facturación, se bloquea el cambio de moneda del trabajo para evitar cambiar la etiqueta de los importes.
• Registra los pagos de clientes solo cuando se hayan recibido realmente. Los pagos en exceso se rechazan porque no existe un libro de saldos a favor del cliente.
• Mantén las distintas monedas separadas. Gatherdesk no convierte silenciosamente los saldos en un total de una sola moneda.

Finanzas de clientes y suscripción a Gatherdesk

Finance contiene el dinero que tu empresa factura o recibe de sus clientes, además de los procesos de proveedores cuando están activados. Settings → Management → Billing & plan contiene la suscripción de tu empresa a Gatherdesk. Un pago en un área no liquida la otra.

Las herramientas financieras disponibles no garantizan por sí solas el cumplimiento fiscal o contable de una jurisdicción. Confirma el contenido obligatorio de las facturas y el proceso contable de tu empresa antes de emitir documentos.

Consulta el plan actual

Abre Settings → Management → Billing & plan. La página muestra el plan, su estado, las fechas pertinentes, los servicios activados y el historial de facturación. Es la suscripción de tu espacio a Gatherdesk, independiente de tus facturas a clientes.

Los espacios nuevos reciben una única prueba de 7 días cuando están listos para usar, con una cuenta de correo conectada y un widget del sitio. WhatsApp requiere un plan de pago. Una solicitud pública de demostración o prueba permite a nuestro equipo contactar y ayudar con la configuración; enviar el formulario no crea un espacio, no inicia el plazo de prueba ni cobra nada.

Elige los servicios para tu equipo

Booking Pool reúne las conversaciones con clientes y su asignación al equipo. Starter incluye correo conectado, chat web, WhatsApp y tres plazas de personal, incluido el administrador. Professional añade facturación, pagos de clientes, informes, registros de trabajo, planificación, proveedores, presupuestos y portal de clientes. Los servicios también dependen de los ajustes y de tu función.

WhatsApp puede utilizarse cuando el espacio conecta y activa su propio número de empresa. El chat web utiliza la instalación configurada del sitio. Revisa el plan, las plazas del equipo y los servicios antes de elegir. El personal activo y las invitaciones pendientes cuentan para el límite; las fichas de clientes no utilizan plazas de personal.

Elige un plan de pago

1. 1

   Revisa el plan y el intervalo de facturación

   Un administrador autorizado abre Billing & plan y elige el plan y el intervalo que se adaptan al equipo. Se mantienen el mismo espacio y sus registros.

2. 2

   Confirma el pago seguro

   Cuando el pago online está disponible, Paddle muestra el total recurrente y los impuestos aplicables antes de confirmar. El estado del pago y la suscripción se actualiza tras la verificación del servidor.

3. 3

   Gestiona una suscripción existente

   Utiliza Billing & plan para revisar los datos de pago, los cambios de plan y las opciones de suscripción. Un cambio muestra cualquier cargo o crédito inmediato y el nuevo total recurrente para revisarlos antes de confirmar.

Comunica una transferencia disponible

1. 1

   Comprueba las instrucciones configuradas

   Si el espacio ofrece transferencia bancaria, utiliza el método, importe y referencia mostrados en Billing & plan.

2. 2

   Comunica la transferencia realizada

   Tras efectuarla a través de tu banco, presenta sus datos en la página de facturación. El aviso queda pendiente mientras lo comprueba el operador de plataforma.

3. 3

   Revisa el resultado confirmado

   Los pagos confirmados aparecen en el historial y actualizan la suscripción. Guardar un aviso de pago no activa por sí solo los servicios.

Conserva tu espacio y su historial

Cuando termina la prueba, se conservan los registros y siguen llegando mensajes de clientes. Elige un plan de pago para continuar respondiendo y trabajando con el equipo. La prueba única pertenece al espacio; cambiar de plan o volver más tarde no inicia otra.

Consulta el estado actual de facturación y los avisos de renovación o pago para conocer las fechas y acciones aplicables. Una suscripción caducada conserva los registros; restaurar el acceso de pago mantiene los ajustes y no activa un servicio que su propietario deshabilitó deliberadamente.

Encuentra la sección de ajustes correcta

Cada sección tiene su propia acción de guardado. Cambiar entre pestañas conserva los cambios pendientes de la página, pero no los guarda. Guarda la sección antes de salir o actualizar.

Haz tuyo el espacio

En Company, actualiza el nombre, logotipo y color que ve el equipo y los clientes. Revisa los requisitos de carga junto al campo del logotipo. El tipo de empresa y la identidad del espacio se gestionan por separado del aspecto visual.

La misma marca de empresa se utiliza en las pantallas de acceso y documentos pertinentes. Cambiar un logotipo o nombre visible no modifica quién puede acceder al espacio.

Conecta los buzones y dirige el trabajo

Utiliza Settings → Management → Connected mailboxes para gestionar las cuentas de tu empresa. Configura el buzón con las credenciales y los datos de conexión facilitados por tu administrador de correo. Utiliza Source routing para asignar a los miembros elegibles.

Revisa Email & Privacy para controlar las opciones de visibilidad disponibles. La conexión del buzón, la asignación de la fuente y la activación del servicio de correo son pasos distintos. Verifica el envío y la recepción con una conversación de prueba antes de depender del canal para las consultas de clientes.

Conecta WhatsApp Business

Abre Settings → WhatsApp. Con Your own Meta app, utiliza un número Cloud API verificado y registrado en tu cartera empresarial, el identificador y secreto de tu aplicación Meta, el identificador de cuenta WhatsApp Business, el identificador del número y un token de usuario del sistema de producción. Gatherdesk verifica las credenciales antes de guardarlas. Copia la URL de devolución y el token de verificación generados en los ajustes de webhook de Meta, verifica la devolución, suscríbete a messages, actualiza y activa WhatsApp.

El acceso guiado de Meta es una opción independiente cuando Gatherdesk lo habilita. Abre una ventana de conexión Gatherdesk y después el flujo de acceso de Meta. Ambas opciones mantienen separados el número, las conversaciones y las asignaciones del espacio. Cambiar el método de una cuenta ya vinculada requiere una migración compatible; desconectarla no elimina su historial.

Concede acceso a WhatsApp mediante Source routing. Asume la consulta en Pool o WhatsApp Inbox antes de responder. Las respuestas libres utilizan la ventana de atención de 24 horas del cliente; fuera de ella, selecciona una plantilla aprobada compatible y confirma el permiso del cliente. Los cargos de mensajes y el método de pago de Meta son independientes de tu plan Gatherdesk. Esta versión no admite coexistencia con la aplicación WhatsApp Business.

Configura un proveedor de IA

1. 1

   Elige el proveedor

   Abre AI & Credits desde Billing & plan o Management. Elige Gatherdesk AI credits o My own API keys y después un proveedor disponible en ese modo. Tu cuenta debe permitir gestionar estos ajustes y cualquier secreto.

2. 2

   Configura el modo elegido

   Con Gatherdesk AI credits, compra crédito prepagado y espera la confirmación del pago; no hace falta una clave API del espacio. Con My own API keys, crea una clave en tu cuenta de proveedor y guárdala en su sección; el proveedor te factura directamente. Cambiar de modo conserva el crédito y las claves existentes, pero solo utiliza el modo seleccionado.

3. 3

   Comprueba el acceso al servicio

   Guardar una preferencia o clave no activa por sí solo las respuestas. El espacio y el canal deben permitir IA. El modo gestionado necesita un proveedor disponible y crédito suficiente; el de claves propias, una cuenta válida y cuota disponible.

4. 4

   Activa el flujo específico

   Los borradores asistidos y las respuestas automáticas utilizan el proveedor y modo de facturación seleccionados. Activa las respuestas automáticas para el recurso Website Chat o WhatsApp concreto y facilita instrucciones empresariales exactas. Una respuesta del personal o una toma de control pausa las respuestas automáticas hasta reanudar la IA.

Mantén la supervisión humana

La IA puede ayudar a redactar, pero puede producir información incorrecta. Revisa los consejos importantes, precios y disponibilidad antes de compartirlos. El contexto de empresa y el contenido pertinente de la conversación se envían al proveedor seleccionado cuando se utiliza la función; incluye solo la información adecuada para ese fin.

Un proveedor gestionado no disponible o una clave propia ausente no provoca un cambio silencioso de proveedor o modo de facturación. Si el acceso, crédito, cuota o límites de uso impiden una respuesta, la atención humana sigue disponible. Eliminar una clave guardada desactiva la disponibilidad del proveedor propio correspondiente.