Del trabajo para el cliente a la factura

Crea el registro de trabajo adecuado

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   Selecciona al cliente

   Abre tu área de trabajo — Bookings, Jobs, Projects, Itineraries o el equivalente de tu sector — y crea un registro con el cliente correcto.

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   Fija las fechas y la moneda

   Utiliza las fechas o los horarios de cita de tu perfil empresarial. Elige la moneda prevista antes de añadir partidas con precio o documentos de facturación.

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   Añade el detalle del servicio

   Organiza las citas, etapas, visitas o días pertinentes y añade servicios con descripciones, cantidades y precios unitarios. La aplicación calcula los totales de cada línea.

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   Asigna personal cuando esté disponible

   Si la planificación del personal está activada, elige personal registrado y el intervalo de horas o fechas correcto. Se comprueban las reservas solapadas para el mismo recurso registrado; los nombres en texto libre no permiten esa comprobación.

Prepara una proforma

Con Invoicing activado y los permisos necesarios, abre Finance → Invoices y crea una proforma. Selecciona un trabajo existente si el documento está relacionado con él, o crea una proforma independiente cuando corresponda.

Vincular un trabajo incorpora su cliente y moneda al documento. Revisa el total, el vencimiento y las notas antes de guardar. La proforma es un documento preliminar; utiliza la acción disponible de emisión o finalización cuando esté lista para convertirse en factura.

Revisa antes de emitir

• Comprueba el cliente, la moneda, las descripciones, cantidades, precios y condiciones de pago.
• Los documentos emitidos utilizan una instantánea para que los cambios posteriores del trabajo no modifiquen silenciosamente una factura existente.
• Una vez que existen partidas con precio o documentos de facturación, se bloquea el cambio de moneda del trabajo para evitar cambiar la etiqueta de los importes.
• Registra los pagos de clientes solo cuando se hayan recibido realmente. Los pagos en exceso se rechazan porque no existe un libro de saldos a favor del cliente.
• Mantén las distintas monedas separadas. Gatherdesk no convierte silenciosamente los saldos en un total de una sola moneda.

Finanzas de clientes y suscripción a Gatherdesk

Finance contiene el dinero que tu empresa factura o recibe de sus clientes, además de los procesos de proveedores cuando están activados. Settings → Management → Billing & plan contiene la suscripción de tu empresa a Gatherdesk. Un pago en un área no liquida la otra.

Las herramientas financieras disponibles no garantizan por sí solas el cumplimiento fiscal o contable de una jurisdicción. Confirma el contenido obligatorio de las facturas y el proceso contable de tu empresa antes de emitir documentos.