Dagelijks werk
Van klantwerk naar een factuur
Maak branchespecifiek werk aan, voeg geprijsde diensten toe en houd klantfacturering consistent.
Voor teamleden met toegang tot werk of financiën
De Gatherdesk-app is momenteel beschikbaar in het Engels. Daarom staan namen van menu’s, tabbladen en knoppen in deze gids in het Engels, precies zoals op het scherm.
Op deze pagina
Maak de juiste werkregistratie aan
Selecteer de klant
Open je werkgebied — Bookings, Jobs, Projects, Itineraries of het equivalent voor je branche — en maak een registratie aan voor de juiste klant.
Stel datums en valuta in
Gebruik de datums of afspraaktijden die je bedrijfsprofiel aanbiedt. Kies de bedoelde valuta voordat je geprijsde items of factuurdocumenten toevoegt.
Voeg de dienstgegevens toe
Maak de relevante afspraken, fasen, bezoeken of dagen en voeg diensten toe met omschrijvingen, aantallen en eenheidsprijzen. De applicatie berekent de regeltotalen.
Wijs personeel toe waar beschikbaar
Kies bij ingeschakelde personeelsplanning geregistreerde medewerkers en de juiste tijd- of datumperiode. Overlappende reserveringen voor dezelfde geregistreerde resource worden gecontroleerd; namen in vrije tekst kunnen die controle niet bieden.
Bereid een pro-formadocument voor
Open met Invoicing ingeschakeld en de vereiste rechten Finance → Invoices en maak een pro-formadocument aan. Selecteer een werkregistratie als het document bestaand werk betreft of maak waar passend een los pro-formadocument.
Een werk koppelen neemt klant en valuta over in het document. Controleer totaal, vervaldatum en notities voordat je opslaat. Een pro-formadocument is voorlopig; gebruik de beschikbare uitgifte-/finaliseeractie wanneer het een factuur moet worden.
Controleer vóór uitgifte
- Controleer klant, valuta, dienstomschrijvingen, aantallen, prijs en betaalvoorwaarden.
- Uitgegeven documenten gebruiken een momentopname, zodat latere werkwijzigingen een bestaande factuur niet ongemerkt herschrijven.
- Zodra geprijsde items of factuurdocumenten bestaan, is een valutawijziging geblokkeerd om alleen het herlabelen van bedragen te voorkomen.
- Registreer klantbetalingen pas als ze werkelijk ontvangen zijn. Te hoge betalingen worden geweigerd omdat er geen administratie voor klanttegoeden is.
- Houd verschillende valuta's gescheiden. Gatherdesk rekent saldi niet ongemerkt om naar één valutabedrag.
Klantfinanciën en je Gatherdesk-abonnement
Finance bevat het geld dat je bedrijf klanten factureert of van hen ontvangt, plus leveranciersprocessen waar ingeschakeld. Settings → Management → Billing & plan bevat je bedrijfsabonnement op Gatherdesk. Een betaling in de ene omgeving vereffent de andere niet.
De beschikbare financiële tools betekenen niet vanzelf dat je aan lokale belasting- of boekhoudregels voldoet. Controleer de verplichte factuurinhoud en boekhoudprocedure voor je bedrijf voordat je documenten uitgeeft.