Au quotidien
Du travail client à la facture
Créez des dossiers propres à votre secteur, ajoutez des prestations tarifées et gardez une facturation client cohérente.
Pour les membres de l’équipe ayant accès au travail ou aux finances
L’application Gatherdesk est actuellement disponible en anglais : les noms des menus, onglets et boutons figurent donc en anglais dans ce guide, exactement tels qu’ils apparaissent à l’écran.
Sur cette page
Créez le bon dossier de travail
Sélectionnez le client
Ouvrez votre espace de travail — Bookings, Jobs, Projects, Itineraries ou l’équivalent dans votre secteur — et créez un dossier pour le bon client.
Définissez les dates et la devise
Utilisez les dates ou horaires de rendez-vous prévus par votre profil d’entreprise. Choisissez la devise souhaitée avant d’ajouter des éléments tarifés ou des documents de facturation.
Ajoutez le détail des prestations
Construisez les rendez-vous, étapes, visites ou journées nécessaires et ajoutez les prestations avec description, quantité et prix unitaire. L’application calcule les totaux des lignes.
Affectez du personnel lorsque c’est possible
Lorsque la planification du personnel est activée, choisissez les collaborateurs enregistrés et le bon créneau horaire ou intervalle de dates. Les réservations qui se chevauchent pour une même ressource enregistrée sont contrôlées ; les noms en texte libre ne permettent pas ce contrôle.
Préparez une proforma
Avec Invoicing activé et les autorisations requises, ouvrez Finance → Invoices et créez une proforma. Sélectionnez un dossier de travail si le document s’y rapporte, ou créez une proforma indépendante lorsque cela convient.
L’association à un dossier reprend son client et sa devise dans le document. Vérifiez le total, l’échéance et les notes avant d’enregistrer. Une proforma est un document préliminaire ; utilisez l’action d’émission ou de finalisation disponible lorsqu’elle est prête à devenir une facture.
Vérifiez avant l’émission
- Contrôlez le client, la devise, la description des prestations, la quantité, le prix et les conditions de paiement.
- Les documents émis utilisent un instantané afin que des modifications ultérieures du travail ne réécrivent pas discrètement une facture existante.
- Une fois des éléments tarifés ou des documents de facturation créés, le changement de devise du dossier est bloqué pour éviter de réétiqueter les montants.
- Enregistrez les paiements clients uniquement après leur réception réelle. Les trop-perçus sont refusés car il n’existe pas de registre de solde créditeur client.
- Gardez les différentes devises séparées. Gatherdesk ne convertit pas silencieusement les soldes en un total dans une devise unique.
Les finances clients et votre abonnement Gatherdesk
Finance contient les montants facturés ou reçus par votre entreprise de ses clients, ainsi que les processus fournisseurs lorsqu’ils sont activés. Settings → Management → Billing & plan contient l’abonnement de votre entreprise à Gatherdesk. Un paiement dans une zone ne règle pas l’autre.
Les outils financiers disponibles ne garantissent pas, à eux seuls, le respect des règles fiscales ou comptables d’une juridiction. Vérifiez les mentions obligatoires des factures et le processus comptable de votre entreprise avant d’émettre des documents.