Dagelijks werk
Aanvragen oppakken, beantwoorden en overdragen
Houd voor elke aanvraag één duidelijke verantwoordelijke, ook voor gesprekken vanaf je website.
Voor medewerkers, managers en bedrijfsbeheerders
De Gatherdesk-app is momenteel beschikbaar in het Engels. Daarom staan namen van menu’s, tabbladen en knoppen in deze gids in het Engels, precies zoals op het scherm.
Op deze pagina
Begrijp de verantwoordelijkheidsstatussen
| Status | Betekenis | Wat te doen |
|---|---|---|
| Open | Momenteel geen verantwoordelijke | Een bevoegd teamlid kan de aanvraag oppakken. |
| Claimed | Vijf minuten gereserveerd voor één teamlid vóór het eerste succesvolle antwoord | Antwoord voordat de reservering verloopt of geef de aanvraag vrij. |
| Handling | Het eerste antwoord van een medewerker is gelukt en de eigenaar blijft verantwoordelijk | Ga verder met het gesprek, geef het vrij of markeer het als afgehandeld. |
| Handled | De aanvraag is gesloten en de geschiedenis blijft bewaard | Een manager kan de aanvraag heropenen als er meer werk nodig is. |
Antwoord zonder dubbel werk
Pak een open aanvraag op
Oppakken reserveert de aanvraag voor jou. Als iemand anders eerder is, vernieuw dan en kies een andere aanvraag. Herhaald klikken op Claim verlengt de oorspronkelijke vijf minuten niet.
Lees het gesprek
Controleer het oorspronkelijke bericht en eerdere antwoorden voordat je schrijft. Een zichtbare aftelling betekent dat je een tijdelijke reservering hebt.
Verstuur en controleer het resultaat
Na een succesvol antwoord wordt de aanvraag in behandeling genomen. Als de verantwoordelijke verandert of een reservering verloopt, wordt versturen geweigerd en blijft je concept behouden. Controleer bij onzekere e-mailbezorging de mailbox voordat je opnieuw verstuurt.
Rond af of draag over
Markeer de aanvraag als afgehandeld als het gesprek klaar is. Geef deze vrij om hem opnieuw beschikbaar te maken of vraag een bevoegde manager hem aan een geschikte collega toe te wijzen.
Lees het gesprek, controleer wie verantwoordelijk is en antwoord vanaf dezelfde plek. Vertaalde productillustratie met fictieve demonstratiegegevens; alleen de huidige bevoegde verantwoordelijke kan een medewerkersantwoord sturen.
Illustratieve preview met vertaalde labels en fictieve gegevens. De Gatherdesk-app zelf is momenteel in het Engels.
Toewijzingen en manageracties
Managers met de vereiste toegang kunnen zichtbare aanvragen toewijzen of overnemen. De lijst met mogelijke verantwoordelijken bevat geschikte collega's voor die aanvraag. Routering, mailboxbeperkingen en actuele rechten blijven gelden; een naam elders zien maakt dat account niet automatisch geschikt.
Bij websitechat is de medewerker die verantwoordelijk is voor de aanvraag ook verantwoordelijk voor het medewerkersgesprek. Automatische antwoorden pauzeren zolang een mens de aanvraag beheert. Een bezoeker die de chat verlaat, neemt de aanvraag niet weg bij de verantwoordelijke medewerker.
Waarom een kanaal grijs kan zijn
- Web vereist ingeschakelde Website Chat en Enquiries, een actieve widget en minstens één toegestane website. De eenmalige proefperiode van 7 dagen biedt één websitewidget en één gekoppeld e-mailaccount; WhatsApp vereist een betaald abonnement.
- E-mail vereist de betreffende dienst en een geconfigureerde mailbox waartoe je account toegang heeft.
- WhatsApp vereist een betaald abonnement, een actieve WhatsApp-dienst en een gekoppeld bedrijfsnummer. SMS blijft niet beschikbaar. Het Phone-filter is verborgen.
- Bronroutering bepaalt wie een bron mag behandelen. Het activeert geen koppeling.