Arbeitsbereich einrichten
Markenauftritt, Kanäle und KI-Einstellungen
Organisieren Sie die Identität Ihres Arbeitsbereichs, Kommunikationskanäle und den optionalen KI-Anbieter.
Für Administratoren von Arbeitsbereichen
Die Gatherdesk-Anwendung ist derzeit auf Englisch verfügbar. Namen von Menüs, Tabs und Schaltflächen stehen in dieser Anleitung daher auf Englisch, genau wie in der Anwendung.
Auf dieser Seite
Den richtigen Einstellungsbereich finden
Jeder Bereich besitzt eine eigene Speicheraktion. Ein Tabwechsel behält vorgemerkte Änderungen auf der aktuellen Seite, speichert sie aber nicht. Speichern Sie den Bereich vor dem Verlassen oder Neuladen.
| Bereich | Verwendung |
|---|---|
| Company | Name, Logo und Akzentfarbe |
| Website Chat | Widget-Aussehen, Aktivierung, erlaubte Websites und Installation |
| Geschäftsnummer verbinden, pausieren und trennen | |
| Email & Privacy | E-Mail-Sichtbarkeit und Verknüpfungen zu verbundenen Postfächern |
| Billing & plan | Abonnement, Zahlungen und Zugang zu AI & Credits |
| Management | Team, Rollen, Quellenrouting, Postfächer, Abrechnung und gelöschte Elemente |
Den Arbeitsbereich individuell gestalten
Aktualisieren Sie unter Company den Namen, das Logo und die Akzentfarbe, die Team und Kunden sehen. Beachten Sie die Uploadanforderungen neben dem Logofeld. Unternehmenstyp und Identität des Arbeitsbereichs werden getrennt vom visuellen Auftritt verwaltet.
Derselbe Unternehmensauftritt wird auf den entsprechenden Anmeldeseiten und Dokumenten verwendet. Ein neues Logo oder ein anderer Anzeigename ändert keine Zugriffsberechtigungen.
Postfächer verbinden und Arbeit verteilen
Verwalten Sie die Konten Ihres Unternehmens unter Settings → Management → Connected mailboxes. Konfigurieren Sie das Postfach mit den Zugangsdaten und Verbindungsangaben Ihrer E-Mail-Administration. Weisen Sie in Source routing berechtigte Teammitglieder zu.
Prüfen Sie unter Email & Privacy die unterstützten Sichtbarkeitsoptionen. Postfachverbindung, Quellenzuweisung und Aktivierung des E-Mail-Dienstes sind getrennte Schritte. Testen Sie Versand und Empfang mit einem Gespräch, bevor Sie den Kanal für Kundenanfragen einsetzen.
WhatsApp Business verbinden
Öffnen Sie Settings → WhatsApp. Verwenden Sie mit Your own Meta app eine verifizierte, im Geschäftsportfolio registrierte Cloud-API-Nummer, Meta-App-ID und -Secret, WhatsApp-Business-Konto-ID, Telefonnummer-ID und einen produktiven Systembenutzertoken. Gatherdesk prüft die Zugangsdaten vor dem Speichern. Kopieren Sie erzeugte Callback-URL und Verifizierungstoken in die Meta-Webhook-Einstellungen, verifizieren Sie den Callback, abonnieren Sie messages, aktualisieren Sie und aktivieren Sie WhatsApp.
Die geführte Meta-Anmeldung ist eine separate Option, sofern Gatherdesk sie aktiviert. Sie öffnet ein Gatherdesk-Verbindungsfenster und anschließend die Meta-Anmeldung. Beide Optionen halten Nummer, Gespräche und Teamzuweisungen Ihres Arbeitsbereichs getrennt. Eine Änderung der Verbindungsart eines bereits gebundenen Kontos erfordert eine unterstützte Migration; das Trennen löscht den Verlauf nicht.
Vergeben Sie WhatsApp-Zugriff über Source routing. Übernehmen Sie die Anfrage in Pool oder WhatsApp Inbox vor dem Antworten. Freie Antworten nutzen das 24-stündige Servicefenster des Kunden; wählen Sie außerhalb dieses Fensters eine unterstützte genehmigte Vorlage und bestätigen Sie die Zustimmung des Kunden. Metas Nachrichtengebühren und Zahlungsmethode sind vom Gatherdesk-Tarif getrennt. Eine gleichzeitige Nutzung mit der WhatsApp-Business-App wird in dieser Version nicht unterstützt.
Einen KI-Anbieter konfigurieren
Den Anbieter auswählen
Öffnen Sie AI & Credits über Billing & plan oder Management. Wählen Sie Gatherdesk AI credits oder My own API keys und anschließend einen in diesem Modus verfügbaren Anbieter. Ihr Konto benötigt die Rechte zur Verwaltung dieser Einstellungen und gegebenenfalls Geheimnisse.
Den gewählten Modus einrichten
Kaufen Sie bei Gatherdesk AI credits vorausbezahltes Guthaben und warten Sie auf die Zahlungsbestätigung; ein eigener API-Schlüssel ist nicht nötig. Erstellen Sie bei My own API keys einen Schlüssel in Ihrem Anbieterkonto und speichern Sie ihn im passenden Bereich; der Anbieter rechnet direkt mit Ihnen ab. Ein Moduswechsel behält Guthaben und gespeicherte Schlüssel, verwendet aber nur den gewählten Modus.
Dienstzugriff prüfen
Eine gespeicherte Auswahl oder ein Schlüssel aktiviert nicht automatisch Antworten. Arbeitsbereich und Kanal müssen KI erlauben. Der verwaltete Modus benötigt einen verfügbaren Anbieter und ausreichendes Guthaben, der eigene Schlüssel ein gültiges Anbieterkonto und verfügbares Kontingent.
Den jeweiligen Ablauf aktivieren
Unterstützte Entwürfe und automatische Antworten verwenden den gewählten Anbieter und Abrechnungsmodus. Aktivieren Sie automatische Antworten für die konkrete Website-Chat- oder WhatsApp-Ressource und geben Sie genaue Unternehmenshinweise an. Eine Mitarbeiterantwort oder Übernahme pausiert automatische Antworten, bis KI fortgesetzt wird.
Menschliche Prüfung beibehalten
KI kann beim Formulieren helfen, aber falsche Informationen liefern. Prüfen Sie wichtige Empfehlungen, Preise und Verfügbarkeit vor der Weitergabe. Unternehmenskontext und relevante Gesprächsinhalte werden bei der Funktion an den ausgewählten Anbieter gesendet; verwenden Sie nur für diesen Zweck geeignete Informationen.
Ein nicht verfügbarer verwalteter Anbieter oder fehlender eigener Schlüssel führt nicht unbemerkt zum Wechsel von Anbieter oder Abrechnungsmodus. Verhindern Zugriff, Guthaben, Kontingent oder Nutzungsgrenzen eine Antwort, bleibt menschliche Bearbeitung möglich. Das Entfernen eines Schlüssels deaktiviert die Einsatzbereitschaft des entsprechenden eigenen Anbieters.